Cost per hire là gì?

CPH là một trong những chỉ số hữu ích để đánh giá hiệu quả tuyển dụng của công ty. Bằng cách theo dõi CPH, các nhà quản trị nhân sự sẽ có cơ sở tốt hơn cho việc chọn lựa chiến lược tuyển dụng phù hợp, vừa đạt được mục tiêu tuyển dụng, vừa giúp tiết kiệm chi phí.

Ví dụ: trong đợt tuyển dụng năm nay, chiến lược A giúp công ty tuyển được 5 nhân sự với tổng chi phí là 5 triệu đồng / người. Chiến lược B tốn 2 triệu đồng / người nhưng vẫn đảm bảo tuyển được 5 nhân sự ở vị trí tương đương. Những nhân sự này đều có bằng cấp và kinh nghiệm làm việc gần giống nhau. Có thể nhận định rằng chiến lược B có thể giúp công ty đạt được mục tiêu tuyển dụng với ít chi phí hơn. Do đó trong tương lai công ty nên cân nhắc ưu tiên sử dụng chiến lược này.

CPH trên thực tế không phải là chỉ số đánh giá một chiến dịch tuyển dụng có thành công hay không. Thay vào đó nó được áp dụng làm mốc tham chiếu để bộ phận nhân sự đưa ra các chiến dịch tuyển dụng trong tương lai, giúp tối ưu hóa ngân sách và quy trình tuyển dụng.

Mục đích của việc lập và theo dõi CPH

CPH là cơ sở để bộ phận nhân sự dự toán chi phí tuyển dụng trong quý/ trong năm. Đồng thời, dữ liệu này cũng cung cấp thông tin rõ ràng để chủ doanh nghiệp xem xét ảnh hưởng của công tác tuyển dụng đến lợi nhuận công ty.

Sau khi liệt kê các chi phí liên quan, nhà quản trị sẽ có cái nhìn rõ hơn về các yếu tố tác động lên quá trình tuyển dụng, qua đó có thể nhận biết các khoản chi nào là cần thiết, đạt hiệu quả cao, và khoản chi nào chưa mang lại hiệu quả. Từ đó giúp nhà quản trị có thể tối ưu hóa các chi phí này. Các dữ liệu về chi phí tuyển dụng cũng được sử dụng làm cơ sở đề xuất ngân sách cao hoặc thấp hơn cho các đợt tuyển dụng sau. Nếu nhà quản trị nhận thấy lợi ích từ việc tuyển dụng thêm nhân sự có thể làm tăng lợi nhuận cho công ty, nhiều hơn so với chi phí tuyển dụng, việc đầu tư thêm ngân sách để tuyển dụng là điều hợp lý.

Cách tính CPH

CPH thường được tính bằng cách lấy tổng chi phí tuyển dụng chia cho số lượng nhân sự được tuyển, được tính trong một khoảng thời gian nhất định. Công thức tính như sau:

Với số lượng nhân sự tuyển thành công, nên bao gồm tất cả các nhân viên mới, bất kể toàn thời gian hoặc bán thời gian, hợp đồng ngắn hạn hay dài hạn. Bởi vì CPH phải phản ánh các chi phí cần thiết để thuê tất cả các loại hình nhân viên trong khoảng thời gian đó.

Với tổng chi phí tuyển dụng bao gồm “chi phí tuyển dụng nội bộ” và “chi phí tuyển dụng bên ngoài”.

Chi phí tuyển dụng nội bộ bao gồm:

• Lương và các loại phụ cấp cho nhân viên bộ phận tuyển dụng: Lương của bộ phận tuyển dụng sẽ bao gồm cả lương của trưởng bộ phận, các chuyên viên và cả lương thực tập, part time của các cá nhân khác tham gia vào bộ phận.
• Chi phí cơ sở vật chất cho đội ngũ tuyển dụng: gồm các chi phí liên quan đến mỗi thành viên bộ phận nhân sự như trang thiết bị, văn phòng phẩm, môi trường làm việc, các dịch vụ quản lý đi kèm,…
• Chi phí đào tạo & phát triển đội ngũ tuyển dụng: gồm chi phí liên quan đến việc đào tạo và nâng cao kỹ năng của nhân viên tuyển dụng, bao gồm: các khóa học trực tuyến, phí tham gia các sự kiện ngành nhân sự,…
• Tiền thưởng giới thiệu nhân viên. Nhiều doanh nghiệp áp dụng hình thức thưởng cho những nhân viên trong công khi giới thiệu ứng viên phù hợp.

Chi phí tuyển dụng bên ngoài gồm:

• Chi phí đăng tin tuyển dụng: là các chi phí trả cho dịch vụ đăng tin trên các trang tuyển dụng trực tuyến.
• Chi phí vận hành chuyên trang tuyển dụng: gồm các chi phí chi trả cho domain, hosting,…
• Chi phí tổ chức sự kiện tuyển dụng. Gồm các chi phí liên quan đến tổ chức sự kiện như: tham gia hội chợ việc làm, tổ chức hội thảo việc làm, sự kiện trao học bổng,…
• Chi phí thuê Headhunter. Headhunter là chuyên viên tuyển dụng cấp cao – những người có mối quan hệ rộng lớn, chuyên “săn” những người lao động có chất lượng cao.
• Chi phí liên lạc: bao gồm các khoản phí điện thoại liên hệ với ứng viên. Chi phí tìm nguồn cung ứng Chi phí liên quan đến việc mua dữ liệu (mua thông tin ứng viên).
• Chi phí đi lại: là các chi phí cho nhà tuyển dụng và ứng viên khi cần phải đi lại (vé máy bay, khách sạn,…).
• Tiền thường cho việc gia nhập công ty: là các khoản tiền trả cho nhân viên vượt qua vòng phỏng vấn/ hoàn thành tháng đầu thử việc/…
• Chi phí cơ sở vật chất: khoản phí cần chi trả để chuẩn bị các trang thiết bị, đáp ứng nhu cầu của ứng viên: điện thoại, laptop,…
• Chi phí thử việc: lương, thưởng cho nhân sự đang trong quá trình thử việc.
• Chi phí khác: gồm tất cả các khoản phí khác phát sinh liên quan đến việc tuyển dụng. Chẳng hạn như: chi phí xét nghiệm COVID, chi phí tiêm vaccine,…

Những lưu ý khi sử dụng CPH

CPH có thể sẽ thay đổi tùy theo vị trí tuyển dụng và thời điểm tuyển dụng. Do vậy doanh nghiệp nên cân nhắc thiết lập chi phí tuyển dụng trung bình (average cost per hire) để có được đánh giá, hướng đi phù hợp.

Nên tính toán CPH thường xuyên để có được một bức tranh tổng thể chính xác cho việc tuyển dụng của doanh nghiệp. Việc kiểm tra thường xuyên giúp doanh nghiệp thấy được hiệu quả của việc tối ưu hóa quy trình, hay việc áp dụng công nghệ chuyển đổi số vào công tác tuyển dụng,...

Không nên xem xét CPH một cách cứng nhắc mà nên cân nhắc nó như một dạng chi phí đầu tư. Do đó việc gia tăng chi phí chưa hẳn đã là dấu hiệu tiêu cực nếu lợi ích từ đội ngũ nhân sự mới mang lại cao hơn nhiều so với số tiền bỏ ra để đưa họ về.

Cần xem xét CPH theo từng phòng ban và vị trí tuyển dụng. Vì chi phí tuyển dụng sẽ khác nhau khi tuyển các vị trí có độ chuyên môn hoặc thuộc các nhóm ngành khác nhau. Do đó việc xem xét chi phí theo từng phòng ban, và vị trí tuyển dụng sẽ cho ra số liệu chi tiết và chính xác hơn, cung cấp thêm nhiều thông tin cho nhà quản trị trong việc ra quyết định.

Doanh nghiệp cũng nên tính toán CPH theo từng nguồn tuyển dụng khác nhau, để xác định nguồn nào mang lại hiệu quả cao hơn và tập trung vào đó.