Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (“HĐĐT”) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Các loại HĐĐT

Hóa đơn giá trị gia tăng - là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

Hóa đơn bán hàng - là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân trong trường hợp:

• Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động: Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
• Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Hóa đơn điện tử bán tài sản công - được sử dụng khi bán các tài sản sau:

• Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước);
• Tài sản kết cấu hạ tầng;
• Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp;
• Tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước;
• Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân;
• Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền;
• Vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.

Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.

Các loại hóa đơn khác, gồm:

• Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định này;
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Hình thức HĐĐT

Khi đăng ký sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp cần xác định áp dụng HĐĐT theo một trong 2 hình thức hóa đơn dưới đây:

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế - là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. HĐĐT không có mã của cơ quan thuế áp dụng cho:

• Doanh nghiệp kinh doanh ở 15 lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy;
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu HĐĐT, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế (trừ doanh nghiệp rủi ro cao về thuế);
• Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế có nhu cầu sử dụng HĐĐT không có mã, sau khi đã sử dụng HĐĐT có mã trên 12 tháng.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế - là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

HĐĐT có mã của cơ quan thuế áp dụng cho:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế không thuộc diện áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế;
• Doanh nghiệp đang sử dụng HĐĐT không mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế;
• Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế;
• Hộ, cá nhân kinh doanh;
• Doanh nghiệp, tổ chức khác thuộc trường hợp được cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Quy trình sử dụng và quản lý HĐĐT

Theo quy định hiện hành, quy trình sử dụng và quản lý HĐĐT sẽ có sự tham gia của 5 chủ thể, gồm:

1. Người nộp thuế (“NNT”),
2. đơn vị cung cấp giải pháp (thực hiện cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu HĐĐT),
3. đơn vị truyền nhận (thực hiện cung cấp dịch vụ kết nối, truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế),
4. Tổng Cục Thuế,
5. Cục thuế/Chi cục thuế.

Với sự tham gia của 5 chủ thể trên, quy trình sử dụng và quản lý HĐĐT sẽ được phân thành 4 mô hình, được minh họa bằng hình bên dưới.

• Mô hình 1: NNT gửi trực tiếp hóa đơn đến Tổng Cục Thuế. Các công ty thuộc diện được áp dụng và đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật theo quy định có thể gửi hồ sơ để Tổng Cục Thuế xem xét, đánh giá áp dụng mô hình này.
• Mô hình 2: NNT sử dụng HĐĐT của đơn vị cung cấp giải pháp, sau đó đơn vị cung cấp giải pháp kết nối với đơn vị truyền nhận để chuyển dữ liệu cho Tổng Cục Thuế.
• Mô hình 3: NNT sử dụng HĐĐT và chuyển hóa đơn thông qua đơn vị truyền nhận để gửi dữ liệu cho Tổng Cục Thuế. Một điểm cần chú ý là với một số NNT có đội ngũ công nghệ thông tin, tự thực hiện giải pháp tạo lập HĐĐT bởi chính doanh nghiệp, thì cần kết nối với đơn vị truyền nhận để chuyển hóa đơn cho cơ quan thuế.
• Mô hình 4: NNT sử dụng HĐĐT có mã được cấp bởi cơ quan thuế theo từng lần phát sinh thì sẽ kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Chỉ có một số ít doanh nghiệp rơi vào trường hợp này, như doanh nghiệp đã giải thể, phá sản có phát sinh thanh lý tài sản, doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động kinh doanh hay đang bị cưỡng chế sử dụng hóa đơn nhưng cần có hóa đơn giao khách hàng....