Theo báo cáo của Gartner, trong bối cảnh kinh tế có nhiều biến động, CFO và các quản lý cấp cao của bộ phận FP&A cần tập trung cải thiện quy trình hoạch định & dự báo tài chính, nhằm thúc đẩy quá trình chuyển đổi số và phát triển bền vững.
Những năm gần đây, nền kinh tế vĩ mô toàn cầu lâm vào khủng hoảng, do đó ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp trên toàn cầu đó là tập trung vào chuyển đổi số và phát triển bền vững, thay vì đốt tiền để tăng trưởng nhanh chóng. Với mong muốn giúp các CFO cũng như lãnh đạo của phòng ban FP&A (hoạch định & phân tích tài chính: financial planning & analysis) đạt được mục tiêu trên, Gartner đã phát hành báo cáo Leadership Vision for 2023, gồm những thông tin quan trọng và vô cùng hữu ích. Dưới đây là 5 yếu tố cần lưu ý khi lập kế hoạch FP&A được đúc kết từ báo cáo của Gartner.
Xem xét và xác định lại quy trình lập ngân sách và dự báo của doanh nghiệp
Theo đề xuất từ Gartner, để làm được điều này, doanh nghiệp cần nhìn nhận vai trò của bộ phận tài chính ở mức cao hơn khi lập kế hoạch kinh doanh tích hợp (IBP: integrated business planning), nhằm xây dựng sự đồng thuận giữa các phòng ban, cũng như thúc đẩy tinh thần trách nhiệm khi phát sinh vấn đề liên quan đến khía cạnh tài chính. Bạn có thể tìm hiểu cụ thể hơn về việc xác định vai trò của bộ phận tài chính trong quy trình IBP tại hình dưới đây.
Hơn nữa, hoạt động phân bổ ngân sách trong một năm nên được tiến hành một cách đơn giản hơn, thay cho quy trình xét duyệt cồng kềnh và mất nhiều thời gian. Bên cạnh đó , mức độ tưởng thưởng đối với năng lực của nhà lãnh đạo đơn vị kinh doanh (business unit leaders) nên được gắn chặt với kết quả kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp, chứ không chỉ dựa vào hiệu quả của riêng đơn vị kinh doanh đó.
Ngoài ra, nếu có dự định triển khai kế hoạch dự báo điều chỉnh liên tục (rolling forecast), trước hết hãy đánh giá lại mức độ thuần thục của hệ thống FP&A, bao gồm dữ liệu vận hành (operational data), quy trình và mô hình dự báo nhằm xác định những vấn đề tồn động ảnh hưởng đến khả năng dự báo (forecasting pain points), cũng như những yêu cầu cần thiết cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Đánh giá lại phạm vi lập kế hoạch FP&A
Gartner gợi ý, doanh nghiệp nên cân nhắc tiến hành một kế hoạch dựa trên lợi thế so sánh, cũng như những thế mạnh đã được chứng minh của quy trình FP&A. Bên cạnh đó, những dự báo về các hoạt động có chi phí cơ hội thấp hơn so với những nguồn nội bộ khác cũng là một điều khác nên cân nhắc.
Điều cần làm kế tiếp là đánh giá hiệu quả của quy trình FP&A, cũng như xác định có nên củng cố quy trình đã đặt ra theo 5 tiêu chí như sau: khối lượng (volume), tính trọng yếu (materiality), tính tương đồng (commonality), tính sẵn có của dữ liệu (data availability) và mức độ chuyên môn hóa (specialization).
Hơn nữa, Gartner cũng đề xuất doanh nghiệp nên ứng dụng các dữ liệu phân tích nâng cao, nhằm tối giản quy trình thực hiện và dễ dàng mở rộng quy mô đầu tư trong tương lai.
Xây dựng mối quan hệ với các đối tác tài chính nhằm thúc đẩy quá trình số hóa
Trước tiên, doanh nghiệp cần tái định nghĩa lại vai trò của các đối tác tài chính chiến lược (FBP: finance business partnership) trong công cuộc chuyển đổi số. Từ đó tìm ra những hoạt động cần được ưu tiên và công cụ hữu ích trong quá trình số hóa, cũng như loại bỏ những quy trình làm việc có thể thay đổi được hoặc chuyển sang tự động hóa.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên thống nhất hoạt động FBP theo từng loại quyết định (ví dụ quyết định đầu tư, quyết định bán hàng, v.v…) , thay vì dựa vào vài đối tác nhất định. Ngoài ra, quyết định hỗ trợ theo cấp bậc nên dựa trên tiềm năng tăng trưởng của đơn vị kinh doanh, hơn là đáp ứng số lượng yêu cầu được đặt ra.
Gartner nói thêm, CFO cũng như quản lý cấp cao phòng ban FP&A nên xác định lựa chọn vai trò nguyên mẫu FBP (FBP role archetypes) phù hợp với mô hình vận hành của doanh nghiệp trong tương lai. Theo đó, có 4 nguyên mẫu phổ biến là chuyên gia lập quyết định (decision expert), chuyên gia chiến lược hỗ trợ vận hành doanh nghiệp (co-pilot), chuyên gia về dữ liệu vận hành (operational data expert) và chuyên gia đánh giá kế hoạch (plan evaluator).
Tiếp tục phát triển chiến lược thu thập và phân tích dữ liệu tài chính
Gartner đề xuất, nhân sự phòng ban FP&A nên dành nhiều thời gian để làm quen với cách thức hoạt động của mô hình phân tích dữ liệu chính (key data and analytics concepts), với mục đích khởi động hoặc tăng cường ứng dụng các sáng kiến quan trọng giúp chuyển đổi mô hình tài chính (finance transformation). Thêm vào đó, chiến lược thu thập và phân tích dữ liệu tài chính nên được tích hợp data lineage (quá trình theo dõi luồng dữ liệu theo thời gian), nhằm giảm thiểu sự hoài nghi và thiếu tin tưởng giữa các bên liên quan.
Đẩy nhanh quá trình ứng dụng AI trong các tác vụ tài chính
Theo gợi ý từ Gartner, CFO và các quản lý cấp cao của phòng ban FP&A có thể tham khảo 23 trường hợp phổ biến nhất khi ứng dụng AI vào tác vụ tài chính (xem chi tiết ở hình ảnh bên dưới). Điều tiếp theo cần làm đó là đánh giá và quyết định đâu là lĩnh vực công tác tài chính hiện tại có thể ứng dụng AI để đạt được mục tiêu tăng trưởng, cũng như đáp ứng được những nhu cầu của doanh nghiệp.
Hơn nữa, khi tiến hành xây dựng lộ trình ứng dụng AI vào công tác tài chính, hãy bắt đầu với những bước nhỏ, đơn giản và dễ đạt được. Những dự định đầu tư tiếp theo trong lộ trình nên được sắp xếp dựa trên mức độ phức tạp của đầu vào và nguồn dữ liệu, cũng như thời gian cần thiết để tạo ra tác động khi ứng dụng AI vào quy trình công việc.
Cuối cùng, toàn thể nhân sự trong doanh nghiệp, đặc biệt là chuyên viên phân tích tài chính và nhà khoa học dữ liệu công dân (citizen data scientist), cần được đào tạo về cách sử dụng AI vào công việc hàng ngày để tối ưu hiệu suất làm việc.
Thảo luận ()