Vừa giảm chi phí quản lý, vừa tăng hiệu suất của nhân viên - Giải pháp nào cho chủ doanh nghiệp?

Do ảnh hưởng của đại dịch và giãn cách xã hội, bối cảnh làm việc thay đổi dẫn đến những biến động đối với quy trình quản lý nhân sự. Vì thế, chủ doanh nghiệp và những người quản trị cần đưa ra các giải pháp đổi mới trong việc quản lý nhân sự để có thể vừa tối ưu được chi phí, đồng thời gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.

Bối cảnh làm việc và nhu cầu của người lao động thay đổi do tác động của COVID-19

Kể từ khi đại dịch bùng nổ, hầu hết mọi người phải làm quen với mô hình làm việc từ xa. Điều đó đã gây ra không ít bất tiện cho người lao động, đặc biệt là tình trạng “burnout” (kiệt sức, cạn kiệt năng lượng). Theo kết quả của cuộc khảo sát 1.500 nhân viên của Indeed, 67% người tham gia thừa nhận rằng sự ảnh hưởng của đại dịch khiến họ rơi vào tình trạng “burnout” nhiều hơn trước đó. Thế hệ Millennial và Gen Z (độ tuổi từ 22 - 40) là bị ảnh hưởng nhiều nhất, tuy nhiên các nhóm tuổi còn lại như Baby Boomer (57 -75 tuổi) và Gen X (41- 56 tuổi) cũng rơi vào tình trạng tương tự.

Không chỉ vậy, một hiện tượng khác cũng gây nhức nhối không kém đối với doanh nghiệp: đó chính là “The Great Resignation” (tạm dịch: sự từ chức tuyệt vời). CEO của ứng dụng LinkedIn - Ryan Roslansky cho biết, theo dữ liệu từ công ty của họ, tỷ lệ chuyển đổi công việc đã tăng lên 54% so với những năm trước đó. Trong đó, tỷ lệ các nhân viên thuộc Gen Z là 80%, Millennials (sinh năm 1981 - 1996) là 50%, Gen X là 31% và Boomer chỉ chiếm 5%.

Theo Ryan Roslansky, có nhiều nguyên nhân dẫn đến hiện tượng này, tuy nhiên chủ yếu là vì người lao động muốn tìm một công việc tốt hơn và phù hợp hơn. Bên cạnh đó, thời gian giãn cách xã hội kéo dài khiến họ sống chậm lại và ngẫm nghĩ nhiều hơn. Do đó, không ít người quyết định từ bỏ công việc để tìm hướng đi mới trong sự nghiệp hoặc theo đuổi những gì mình muốn.

Doanh nghiệp nên đổi mới mô hình làm việc và đánh giá nhân viên như thế nào?

Qua đó, có thể thấy ban lãnh đạo của các công ty cần phải xử lý ba vấn đề quan trọng nhất: tạo môi trường làm việc linh hoạt - thoải mái cho nhân viên; đưa ra những giải pháp để giữ chân các nhân sự có hiệu suất cao; và duy trì được cơ cấu ngân sách tối ưu, hợp lý. Vậy chủ doanh nghiệp hay các nhà quản trị cần làm gì để đạt được điều đó?

Đầu tiên, nên xem xét và thiết lập các tiêu chí nói lên giá trị của một nhân viên. Bên cạnh các kỹ năng cơ bản như: quản lý thời gian, sắp xếp công việc, khả năng tự giác và ý thức kỷ luật cao. Một nhân viên nên có những 5 kỹ năng sau:

• Khả năng làm việc, hợp tác trên không gian ảo (Virtual Collaboration): khả năng giao tiếp, thuyết trình, trình bày ý tưởng, hợp tác với đồng nghiệp trên môi trường làm việc trực tuyến.
• Kỹ năng cảm thụ (Sense-Making): khả năng nhìn nhận, phân tích vấn đề một cách có chiều sâu.
• Kiến thức liên ngành (Transdisciplinary): có kiến thức nhất định về những chuyên ngành liên quan với nhau.
• Tư duy mới lạ và thích nghi (Novel and Adaptive Thinking): xã hội hiện nay luôn thay đổi mỗi ngày và có nhiều vấn đề phát sinh, vì vậy nhân viên cần có sự nhanh nhạy để tìm ra giải pháp cho những sự thay đổi đó.
• Quản lý nhận thức (Design Mindset): Khả năng chọn lọc thông tin để nâng cao năng lực chuyên môn.

Các tiêu chí trên cũng có thể dùng để làm tiêu chí tuyển dụng nhân viên, đánh giá năng lực để xác định chế độ lương, thưởng phù hợp. Bên cạnh các loại BHXH, BHYT, ban lãnh đạo công ty có thể đặt ra những cột mốc nhỏ, đi kèm với các phần thưởng nhỏ để tạo động lực cho nhân viên, góp phần thúc đẩy hiệu suất làm việc cao hơn.

Tiếp theo, doanh nghiệp cũng nên đổi mới về cách tuyển dụng và quản lý nhân sự. Có nhất thiết phải sử dụng 100% nhân sự toàn thời gian và trực tiếp tại văn phòng hay không? Hiện nay, không ít bạn trẻ chuyển sang làm việc tự do, điều này có thể tạo cơ hội cho nhà tuyển dụng có nhiều cơ hội tiếp cận ứng viên tiềm năng dễ dàng hơn. Theo kết quả khảo sát 1.100 nhà tuyển dụng của Indeed, 77% cho biết công ty họ có nhu cầu tuyển dụng nhân viên làm việc từ xa. Không chỉ vậy, 85% nói rằng họ cảm thấy ổn với vấn đề tuyển dụng nhân viên làm việc ở xa vô thời hạn. Nhiều chủ doanh nghiệp cho biết có rất nhiều lợi ích khi tuyển nhân sự từ xa: 65% cho rằng điều đó làm tăng sự đa dạng, 55% nói rằng như vậy dễ thu hút nhân tài và 44% cho rằng mô hình này làm giảm chi phí hoạt động.

Đối với vấn đề theo dõi và quản lý hiệu suất của nhân viên, nhà quản lý nên cân nhắc đánh giá hiệu suất dựa trên chất lượng công việc, thay vì số giờ làm việc như trước kia. Từ đó, nhân viên sẽ ít cảm thấy căng thẳng và thoải mái, từ đó nâng cao hiệu suất công việc và gắn bó với công ty hơn.

Bên cạnh đó, hãy tận dụng các phần mềm miễn phí hỗ trợ theo dõi tiến trình dự án, lưu trữ dữ liệu đám mây, sắp xếp công việc để giảm thiểu chi phí quản lý. Các ứng dụng phổ biến như Google Workspace, Trello, Notion, Slack, Zoom, DropBox Business hoặc SurveyMonkey,... đều có thể sử dụng miễn phí (hoặc phải trả mức giá khá hợp lý) cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.

Tiếp theo, do ảnh hưởng của đại dịch, các khóa học hoặc hội thảo trực tuyến ngày càng phổ biến hơn. Đó là một lợi thế giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn trong việc đào tạo, nâng cao năng lực nghiệp vụ cho nhân viên. Hầu hết các hội thảo chuyên ngành trong và ngoài nước đều được tổ chức miễn phí hoặc thu phí không quá cao.