CFO Insights #2: Autonomous Finance - 3 điều CFO cần làm để chuyển đổi thành công

Tổng quan về báo cáo

Mặc dù có nhiều lợi ích khi chuyển đổi từ tự động hóa sang mô hình tự chủ (autonomous) trong bộ phận tài chính, rất ít công ty có kế hoạch hoặc lộ trình rõ ràng nhằm tận dụng cơ hội này. Dẫu vậy, có nhiều nguyên nhân khiến các doanh nghiệp gặp nhiều trở ngại trong quá trình chuyển đổi này.

Do đó, thông qua báo cáo Achieve Autonomous Finance With 3 CFO Mindset Shifts được thực hiện vào năm 2022, Gartner mong muốn giúp các nhà quản lý tài chính cấp cao hiểu rõ hơn về lợi ích của mô hình autonomous finance, đồng thời đưa ra một số lời khuyên hữu ích trong việc lập kế hoạch chuyển đổi sang autonomous finance.

Autonomous finance là gì?

Mô hình autonomous finance là khi một lượng công việc nhất định sẽ được vận hành, quản lý bởi các phần mềm tự học (self-learning software). Mô hình này sẽ giúp tối ưu các hoạt động vận hành thuộc back office (bộ phận hành chính), middle office (quản trị rủi ro), front office (bộ phận marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng) và các hoạt động khác liên quan đến nhiệm vụ của CFO.

Autonomous finance có khả năng thu thập dữ liệu theo thời gian thực chính xác hơn, dễ dàng tuân thủ các quy chuẩn, mang lại tính linh hoạt cao hơn đối với việc lập chiến lược tài chính, mà không cần sự can thiệp của con người hoặc rất ít.

Giải thích một cách ngắn gọn thì tài chính tự chủ là một cấp bậc cao hơn tự động hóa. Trong khi quy trình tự động hóa chỉ xử lý các thao tác đơn giản và mang tính lặp đi lặp lại, autonomous finance sẽ tham gia vào những nhiệm vụ phức tạp, mang tính chiến lược mà không sự hỗ trợ của nhân viên. Trong một số trường hợp, thậm chí nhân sự sẽ tham khảo đề xuất từ các công nghệ này. Những công nghệ tân tiến nhất đều được sử dụng trong mô hình này bao gồm: chuỗi khối (blockchain), máy học (machine learning), trợ lý thực tế ảo (virtual assistants) và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (natural language processing),.. Bạn có thể xem thêm thông tin chi tiết tại ảnh dưới đây.

Trên thực tế, với sự xuất hiện của các công nghệ tiên tiến như công nghệ tự học (self-learning) và tự động chỉnh sửa (self-correction), mô hình tài chính tự chủ đang có tốc độ lan tỏa rất mạnh mẽ. Theo kết quả khảo sát được Gartner thực hiện vào năm 2021 với hơn 400 tổ chức trên toàn cầu, 64% CFO khẳng định rằng mô hình này sẽ được hiện thực hóa chỉ trong vòng 6 năm tới. Thế nhưng, có rất ít doanh nghiệp ứng dụng các công nghệ hiện đại vào hoạt động vận hành. Cụ thể hơn, 21% cho biết công ty của họ đang sử dụng máy học, 19% dùng phân tích đề xuất (prescriptive analytics), 12% ứng dụng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên và chỉ có 8% dùng chuỗi khối.

Tư duy của CFO là yếu tố then chốt

Như vậy, có thể thấy mô hình tài chính tự chủ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Ví dụ, công nghệ nhúng (technology embedded) có khả năng liên tục học hỏi không ngừng cách làm thế nào xác định vấn đề, cũng như cách sửa chữa theo thời gian thực. Tương tự, việc tích hợp mô hình tài chính tự chủ vào ERP (Enterprise Resource Planning: hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp) sẽ giúp xác định thời điểm nào nên tăng thêm lượng hàng tồn kho, nhằm đáp ứng nhu cầu tăng cao của thị trường.

Với cương vị là người đứng đầu phòng ban tài chính, các CFO cần có lộ trình cụ thể nhằm bắt kịp, thậm chí vươn lên dẫn đầu trong chặng đường chuyển đổi này. Mô hình này sẽ mang lại nguồn dữ liệu nhanh chóng và chính xác, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn về mọi khía cạnh, bao gồm: điều chỉnh giá cả sản phẩm - dịch vụ, các thương vụ đầu tư, nắm bắt tâm lý khách hàng,...

Tuy nhiên, tại thời điểm hiện tại, phần lớn doanh nghiệp gặp khá nhiều trở ngại trong việc ứng dụng công nghệ. Điều đó thể hiện rõ ràng nhất khi quy trình chuyển đổi số vẫn chưa thật sự hoàn thiện tại nhiều doanh nghiệp. Có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, song xét ở khía cạnh vai trò của CFO, rào cản lớn nhất đang nằm ở tư duy của người lãnh đạo phòng ban tài chính.

Đối với bất kỳ công cuộc đổi mới nào, tư duy của các nhà quản lý cấp cao luôn đóng vai trò quan trọng, mô hình tài chính tự chủ cũng không ngoại lệ. Dĩ nhiên, không chỉ cấp quản lý, tư duy của tất cả nhân viên còn lại cũng rất cần thiết. Dẫu vậy, khi xét về mức độ ảnh hưởng, ban lãnh đạo có tác động mạnh mẽ từ việc lựa chọn loại công nghệ phù hợp với doanh nghiệp, cho đến lập kế hoạch triển khai. Điều này sẽ dẫn đến sự thay đổi đáng kể trong quy trình làm việc, cũng như mang lại rủi ro và đe dọa đối với một số vị trí thuộc phòng ban tài chính. Do vậy, tư duy của CFO là yếu tố then chốt để doanh nghiệp áp dụng autonomous finance thành công. Báo cáo cũng khuyến khích các CFO, cũng như nhà quản lý tài chính cấp cao nên thay đổi góc nhìn về 3 yếu tố dưới đây, để quá trình chuyển đổi sang mô hình tự chủ diễn ra thành công.

#1: Lập kế hoạch thí điểm quy mô lớn thay vì cố gắng tiết kiệm chi phí

Báo cáo của Gartner cho thấy, phần lớn các CFO đều cho rằng cách tốt nhất để bắt đầu quy trình chuyển đổi là thực hiện những bước nhỏ nhằm giảm thiểu chi phí rủi ro. Dẫu vậy, theo nhận định từ Gartner, việc tiến hành thử nghiệm các công nghệ mới nhất trên diện rộng lại được cân nhắc là giải pháp tốt nhất. Bởi vì autonomous finance có mối liên hệ mật thiết với rất nhiều công nghệ mới, do vậy việc thử nghiệm rộng rãi sẽ giúp các CFO có được bức tranh toàn cảnh về giá trị của mô hình này mang lại.

Tuy nhiên, rào cản lớn nhất khiến các CFO e ngại thí điểm rộng rãi đó là chi phí rủi ro, trong trường hợp thử nghiệm không thành công. Vậy nên, nếu muốn thử nghiệm mô hình autonomous finance ở diện rộng, dưới đây là các bước mà Gartner gợi ý các CFO nên cân nhắc thực hiện, nhằm hạn chế những rủi ro có thể phát sinh:

• Xác định tình huống tệ nhất: Hãy hình dung những viễn cảnh xấu nhất có thể xảy ra khi bắt đầu quá trình chuyển đổi.
• Biện pháp phòng chống: Đưa ra những giải pháp giúp doanh nghiệp không rơi vào viễn cảnh tồi tệ trên.
• Kế hoạch đối phó: Ở phần này, hãy nêu ra những phương pháp khắc phục nhằm hạn chế thiệt hại ở mức thấp nhất.
• Những lợi ích khi bắt tay vào thực hiện: Hãy liệt kê các lợi ích đáng kể (càng chi tiết càng tốt) sẽ đạt được trong tương lai nếu theo đuổi mô hình tài chính tự chủ.
• Tổng chi phí không thử nghiệm ngắn hạn và dài hạn: Cụ thể hơn là trong vòng 6 tháng và 18 tháng.

#2: Gia tăng mức độ tín nhiệm đối với công nghệ trong việc ra quyết định

Hầu hết CFO có chung nhận định rằng công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ, quyết định cuối cùng sẽ phụ thuộc vào yếu tố con người. Thế nhưng, dù có nhiều bằng chứng thực tế chứng minh công nghệ có nhiều ưu điểm vượt trội, không có nhiều người đặt niềm tin vào các công cụ đó.

Theo nghiên cứu của Berkeley J. Dietvorst - Phó Giáo sư chuyên ngành Marketing tại Trường Kinh doanh Booth của Đại học Chicago, hiện tượng này được gọi tên là “algorithm aversion” (tạm dịch: nỗi ác cảm với các thuật toán công nghệ). Khi đứng giữa hai lựa chọn là phán đoán của con người và thuật toán, hầu hết có xu hướng chọn yếu tố quen thuộc hơn: đó là con người.

Bên cạnh đó, hiện tượng “algorithm aversion” dẫn đến tiêu chuẩn đánh giá công nghệ được đặt ra cao hơn so với con người. Theo một khảo sát khác được thực hiện bởi Gartner, mức độ sai sót tối đa mà các CFO có thể chấp nhận được trong báo cáo tài chính được thực hiện bởi con người là 10%. Trong khi đó, đối với hoạt động vận hành bởi công nghệ, mức độ sai sót tối đa được chấp nhận là 5%. Qua đó, có thể thấy các CFO kỳ vọng công nghệ phải luôn chính xác và hoàn hảo.

Theo Gartner nhận định, những nhà quản lý tài chính cấp cao nên so sánh, đánh giá hiệu suất của thuật toán ngang bằng, hoặc vượt trội hơn một chút so với hiệu suất của nhân viên, chứ không phải sự hoàn hảo tuyệt đối. Dưới đây là một số gợi ý từ Gartner mà CFO nên cân nhắc để đánh giá khách quan hơn về mô hình autonomous finance:

• Tìm hiểu điều gì tạo nên những định kiến về công nghệ: Hãy sắp xếp thời gian với các bộ phận liên quan để nhờ họ phân tích, giải thích các thắc mắc về vấn đề ứng dụng công nghệ vào công việc.
• Đánh giá tỷ lệ dự báo chính xác giữa nhân viên và thuật toán: Cấp quản lý có thể đưa ra một bài tập dự đoán cho cả đội ngũ nhân sự và thuật toán. Sau đó, tất cả sẽ cùng nhau thảo luận về kết quả của cả hai bên.
• Khám phá cách thức hoạt động của các công cụ: Sau khi công bố loại công nghệ sẽ được ứng dụng vào quy trình làm việc, nhà quản lý tài chính cấp cao cần giải thích cách thức hoạt động, lợi ích đối với tập thể, cũng như cho phép nhân sự dùng thử trước khi chính thức đưa vào hoạt động.
• Giảm thiểu rủi ro bằng cách đơn giản hóa: Những công cụ được ứng dụng vào quy trình làm việc không nên quá phức tạp hoặc cầu kỳ.
• Chỉ định bộ phận chịu trách nhiệm giám sát: Sau khi đi vào hoạt động, các CFO cần chọn ra một nhóm nhân viên có kinh nghiệm và chuyên môn cao về công nghệ. Bộ phận này sẽ có nhiệm vụ đo lường, đánh giá hiệu suất, vạch ra lộ trình phát triển, đồng thời tìm kiếm lỗi phát sinh và cách sửa chữa.
• Cân nhắc xây dựng hệ thống kiểm tra tính minh bạch: Các doanh nghiệp nên dành một phần ngân sách, nhằm xây dựng thêm một hệ thống có chức năng kiểm tra hành vi của các thuật toán chính đang sử dụng.

#3: Điều chỉnh hành vi để khuyến khích nhân viên làm theo

Điều đầu tiên các nhà quản lý tài chính cấp cao cần làm đó là điều chỉnh hành vi của bản thân. Báo cáo của Gartner cho thấy, hành vi của nhân viên không thật sự điều chỉnh chỉ vì yêu cầu của cấp trên, họ chỉ thay đổi khi chứng kiến cấp quản lý có những hành động cụ thể và thiết thực. Điều này cũng góp phần xây dựng văn hóa làm việc hiệu quả và lành mạnh.

Gartner cho rằng, những hành động nhỏ đến từ ban lãnh đạo cũng có thể tạo nên sức lan tỏa mạnh mẽ, không nhất thiết phải là một thứ gì đó to lớn. Sau đây là một vài đề xuất từ báo cáo mà các nhà quản lý tài chính có thể tham khảo:

• Thiết lập tỷ lệ thất bại tối thiểu: Đối với các hoạt động đổi mới mà nhóm không đạt ngưỡng tỷ lệ thất bại tối thiểu đã thiết lập, thì đó không được xem là đổi mới hoặc cải cách.
• Tổ chức các hoạt động thú vị: Ví dụ như yêu cầu mọi người vẽ một khái niệm (concept) cụ thể trong thời gian dưới một phút, mà không được dùng đến lời nói. Sau đó, những người còn lại phải mô tả lại khái niệm đó.
• Thảo luận về những điều cần thay đổi: Đối với những cuộc họp về vấn đề đổi mới hoặc cải cách, đừng quên trao đổi về những hành vi, thói quen, giả định và các dự án nên thay đổi hoặc dừng lại.
• Tạo cơ hội cho nhân viên đưa ra ý kiến: Đặt ra câu hỏi “Mọi thứ sẽ như thế nào nếu điều đó trở nên dễ dàng?” cho nhóm đối với những đổi mới đòi hỏi nhiều thời gian, phức tạp và khó khăn.