Doanh nghiệp nhận được những lợi ích gì khi tích hợp AI vào nghiệp vụ kế toán - tài chính?

Tầm quan trọng của việc ứng dụng AI vào nghiệp vụ kế toán - tài chính

Kể từ sau cơn sốt ChatGPT, không ít người lo ngại về việc bị thay thế bởi các công cụ trí tuệ nhân tạo. Theo nhận định từ Harvard Business Review, AI sẽ không thay thế con người mà vẫn chỉ là công cụ hỗ trợ. Thực chất, với sự phát triển của công nghệ trí tuệ nhân tạo, doanh nghiệp có thể tìm cách tận dụng vào quy trình vận hành công ty để giảm thiểu chi phí và thời gian, đồng thời hỗ trợ đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả hơn.

Đáng chú ý, theo báo cáo từ The Financial Brand, tính đến trước năm 2030, các tổ chức tài chính trên toàn cầu sẽ tiết kiệm được hơn 1.000 tỷ USD, nhờ vào việc áp dụng AI vào quá trình vận hành doanh nghiệp. Các khoản chi phí có thể tiết kiệm được cụ thể như sau:

• Đối với front office (bộ phận marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng) - 490 tỷ USD: Việc tích hợp AI vào quy trình vận hành sẽ góp phần cắt giảm các chi nhánh bán lẻ; hệ thống nhân sự: bảo vệ, giao dịch viên, thủ quỹ và các nhân viên phân phối khác.
• Đối với middle office (quản trị rủi ro) - 350 tỷ USD: Các tổ chức tín dụng và ngân hàng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí khi áp dụng AI vào quá trình KYC (Know Your Customer: xác thực và định danh khách hàng), AML (Anti Money Laundering: chống rửa tiền) và các quy trình xử lý dữ liệu khác.
• Đối với back office (bộ phận hành chính) - 200 tỷ USD: Các chi phí được giảm thiểu có liên quan đến quá trình thẩm định bảo hiểm và tối ưu hệ thống thu tiền.

Bên cạnh đó, theo kết quả khảo sát được thực hiện bởi Oracle năm 2021, việc tích hợp AI không chỉ nhằm mục đích tiết kiệm chi phí, mà còn là xu thế tất yếu đối với mọi doanh nghiệp. Được biết, 87% nhà lãnh đạo cho rằng doanh nghiệp sẽ đối mặt với những rủi ro sau đây nếu không xem xét lại quy trình của bộ phận tài chính:

• Khả năng bị đối thủ cạnh tranh vượt mặt.
• Áp lực công việc của nhân viên tăng cao.
• Năng suất làm việc bị sụt giảm.
• Các báo cáo tài chính có mức độ chính xác không cao.

Như vậy, có thể thấy rằng việc tích hợp AI vào nghiệp vụ kế toán - tài chính rất cần thiết đối với doanh nghiệp. Dẫu vậy, không ít nhà lãnh đạo hoặc nhà quản lý tài chính cấp cao vẫn chưa nắm rõ AI sẽ làm được những tác vụ gì trong thực tế. Qua bài viết này, ProFin hy vọng sẽ giúp chủ doanh nghiệp cũng như các nhà quản lý tài chính hiểu rõ hơn về lợi ích thực tế khi ứng dụng AI, từ đó tìm ra phương pháp chuyển đổi phù hợp.

Tối ưu quy trình xử lý báo cáo tài chính, hỗ trợ công tác khai thuế và kiểm toán

Theo chia sẻ của Levi Morehouse - CEO Ceterus trên Forbes, một ưu điểm đáng giá của AI đó là khả năng tích lũy và phân tích dữ liệu. Từ đó, AI có thể nhận ra các mô hình hoặc khuôn mẫu thường gặp, đồng thời nhanh chóng phát hiện những trường hợp bất thường. Như vậy, đội ngũ nhân sự kế toán - tài chính không cần tập trung quá nhiều thời gian vào các thao tác cơ bản, mà dành nhiều thời gian hơn vào quá trình phân tích, nhằm đưa ra quyết định mang tính chiến lược sáng suốt và đúng đắn hơn.

Bên cạnh đó, AI còn giúp các bậc quản lý có thể theo dõi các giao dịch tài chính, những công việc vốn dĩ rất tốn thời gian và nhàm chán khi thực hiện bằng các phương pháp thủ công. Ví dụ, việc theo dõi và ghi nhận các chi phí sẽ dễ dàng hơn nhờ vào tính năng trích xuất thông tin từ hình ảnh hóa đơn. Nhiệm vụ tiếp theo của AI là tự động sắp xếp và phân loại dữ liệu vừa trích xuất vào các danh mục chi tiêu của công ty.

Ngoài ra, công nghệ trí tuệ nhân tạo cũng hỗ trợ các công việc khác liên quan đến kiểm toán và khai báo thuế. Như đã đề cập ở trên, với khả năng tích lũy và phân tích dữ liệu, AI có thể nhanh chóng chỉ ra những điểm bất thường trong dữ liệu tài chính. Nhờ đó, các kiểm toán viên sẽ phát hiện các khoản chi tiêu gian lận trước khi thực hiện công tác hoàn trả chi phí.

Đối với công tác thuế, quá trình chuẩn bị tài liệu sẽ được rút ngắn, nhờ vào khả năng trích xuất thông tin từ các báo cáo tài chính nội bộ để tạo tờ khai thuế. Tùy vào từng khu vực địa lý, các doanh nghiệp có thể lập trình các điều khoản về thuế cho AI, nhằm đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Hơn thế nữa, công nghệ AI còn giúp phòng ban kế toán, kiểm toán phát hiện các vấn đề gian lận tài chính nội bộ. Ví dụ, AI có khả năng quét hóa đơn chi tiêu của nhân viên, giao dịch được thực hiện bằng thẻ tín dụng công ty, cũng như lịch sử đặt vé máy bay - khách sạn để đi công tác. Vậy nên, ban quản lý và bộ phận kiểm toán có thể dễ dàng biết được đâu là những chi phí gian lận, nằm ngoài chính sách được cho phép. Điều đó sẽ giúp giảm thiểu chi phí bị thất thoát ngoài ý muốn, đồng thời đảm bảo nhân viên đang tuân thủ các quy định, chính sách của công ty.

Giảm thiểu rủi ro, tối ưu lợi nhuận, nâng cao vị thế cạnh tranh nhờ vào dự báo chính xác và nhanh chóng

Theo nhận định của các chuyên gia từ Vena Solutions - tổ chức tư vấn FP&A cho các trên doanh nghiệp toàn cầu, đối với bộ phận FP&A (financial planning and analysis: hoạch định và phân tích tài chính), AI có vai trò rất lớn nhờ vào khả năng thu thập, phân loại và sàng lọc dữ liệu. Khi có được dữ liệu chính xác và nhanh chóng, đội ngũ FP&A sẽ dễ dàng nắm bắt những cơ hội tiềm năng và rủi ro có thể phát sinh, nhằm vạch ra chiến lược tốt nhất cho doanh nghiệp.

Cụ thể hơn, AI có thể giúp CFO và bộ phận FP&A phân tích và dự đoán hiệu quả của một kế hoạch kinh doanh sắp triển khai. AI có thể thu thập và phân tích các thông tin liên quan đến mức giá, nhu cầu thị trường, những biến động có thể phát sinh. Hơn thế nữa, với lượng lớn dữ liệu AI thu thập được, nhân sự phòng ban FP&A có thể dành thời gian đào sâu hơn vào chi tiết, chẳng hạn như dự báo hiệu quả của một chiến dịch quảng cáo trên mạng xã hội.

Bên cạnh khả năng thu thập nhanh chóng khối lượng dữ liệu, một ưu điểm khác của AI đó là loại bỏ thiên kiến. Bất kỳ cá nhân nào cũng có những thiên kiến và định kiến đối với một số tình huống nhất định. Thế nhưng, công nghệ trí tuệ nhân tạo thì không có thiên kiến. Vậy nên, các kết quả do AI cung cấp sẽ mang tính khách quan cao. Điều đó là một lợi thế rất lớn để phòng ban FP&A có thể vạch ra viễn cảnh tốt nhất hoặc xấu nhất cho các kế hoạch tương lai.

Tương tự, đối với hoạt động đưa ra dự báo ngân sách cũng thế. AI sẽ dựa trên lịch sử giao dịch tài chính của công ty trong quá khứ cùng với các dữ liệu liên quan, nhằm đưa ra dự báo về doanh thu và lợi nhuận của công ty trong thời gian tới một cách rõ ràng và nhanh chóng. Từ đó, bộ phận FP&A có thể phối hợp với phòng ban kế toán để lập kế hoạch ngân sách tốt hơn.

Giảm thiểu áp lực và nâng cao hiệu suất cho nhân sự tài chính - kế toán

Trên thực tế, khi làm việc với lượng dữ liệu lớn trong thời gian dài, cộng với áp lực công việc ngày càng tăng, các nhân sự sẽ dần trở nên mệt mỏi và khả năng phạm sai lầm sẽ cao hơn. Do vậy, đối với phòng ban FP&A, việc tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo không chỉ tiết kiệm chi phí và thời gian, mà còn giảm bớt áp lực cho đội ngũ nhân sự tài chính - kế toán.

Theo chia sẻ của Rachel Grimes - Chủ tịch của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (International Federation of Accountant - IFAC), với sự xuất hiện của những loại công nghệ trí tuệ nhân tạo tân tiến, nhân sự kế toán - tài chính có cơ hội được sáng tạo và phát triển. Cụ thể hơn, các nhân viên sẽ tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược, thay vì chỉ làm những công việc mang tính lặp đi lặp lại. Do vậy, khi AI thực hiện nhiệm vụ thu thập và phân tích dữ liệu, các nhân sự sẽ phát huy năng lực của họ bằng cách dựa vào thông tin có sẵn để đưa ra giải pháp mới mẻ và hiệu quả. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc nhân viên có điều kiện cống hiến và mang lại giá trị lớn hơn cho công ty.