Quản trị chi phí nhân sự #1: Xu hướng thay đổi cấu trúc lương và phúc lợi hậu Covid-19

Đại dịch Covid-19 đã và đang làm thay đổi cách thức làm việc và tương tác của tất cả chúng ta. Do vậy, việc xây dựng và điều chỉnh chính sách nhân sự của công ty như thế nào để duy trì, thu hút nhân tài trong bối cảnh “bình thường mới” là một bài toán đầy thách thức cho các Giám đốc điều hành - CEO, Giám đốc tài chính - CFO, Giám đốc nhân sự - CHRO. Về vấn đề này, ông Phan Vũ Hoàng - Phó Tổng Giám đốc dịch vụ Tư vấn Thuế của Deloitte Việt Nam - đã có những chia sẻ thiết thực về giải pháp tối ưu chi phí, tiền lương và phúc lợi nhân viên dưới góc độ về thuế tại hội thảo do CFO Việt Nam tổ chức.

Xu hướng làm việc trong trạng thái “bình thường mới”

Theo nghiên cứu của Deloitte thực hiện tại khu vực Đông Nam Á, 47,8 triệu người ở Asean-6 (Indonesia, Malaysia, Singapore, Philippines, Thái Lan, Việt Nam) sẽ chuyển sang làm việc từ xa trong vài năm tới. Mô hình làm việc linh hoạt - không cần thời gian hay văn phòng cố định - sẽ là mô hình làm việc mới, ngay cả khi đại dịch đã đi qua.

Về phía doanh nghiệp, mô hình này giúp giảm các khoản chi phí thuê văn phòng, đi lại, công tác, và làm tăng sự hài lòng, hiệu quả làm việc của nhân viên. Trong khi đó, người lao động mong muốn duy trì cách làm việc mới nhờ lợi ích từ việc giảm thời gian đi lại, có nhiều thời gian hơn cho gia đình, cá nhân, tăng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống - “work-life balance”.

Mặt khác, nó cũng đặt ra những thách thức như: hệ thống hỗ trợ kết nối cần trang bị, nâng cấp như thế nào, quản lý hiệu quả công việc của nhân viên ra sao, bảo mật thông tin bằng cách nào?

Tất cả các yếu tố trên sẽ góp phần tạo nên sự thay đổi lớn trong vận hành và cơ cấu chi phí của doanh nghiệp.

Chi phí nhân viên sẽ thay đổi như thế nào?

Một cách tóm tắt, cấu trúc tiền lương - phúc lợi cho người lao động được chia thành các nhóm chủ yếu: tiền lương, thưởng và phụ cấp, lợi ích khác bằng hiện vật, phúc lợi khác. Cơ cấu này cần được điều chỉnh để phù hợp với hình thức làm việc linh hoạt.

Thứ nhất, các khoản chi bằng tiền theo mức cố định vẫn cần được duy trì, nhưng sẽ giảm dần tỷ trọng trong cấu trúc tiền lương - phúc lợi. Ngoài ra, một số khoản như phụ cấp đi lại, trang phục, v.v. có thể cân nhắc cắt giảm.

Thứ hai, tăng tỷ trọng các khoản biến đổi theo hiệu quả làm việc. Công ty cần chi thưởng theo hiệu quả - kết quả - thành quả - hậu quả, áp dụng những hệ thống quản lý nhân sự theo kết quả và mục tiêu như OKRs (tiếng Anh: Objectives and Key Results, nghĩa tiếng Việt: Mục tiêu và kết quả chính).

Thứ ba, tăng chi phí liên quan đến phúc lợi, chăm lo sức khỏe, hạnh phúc của nhân viên. Các khoản đầu tư vào đào tạo, thay đổi tư duy, cách thức làm việc, kết nối cũng trở nên ngày càng quan trọng.

Một số khoản có thể trở thành chi phí trọng yếu trong tương lai

Khi xây dựng chính sách về các khoản lợi ích cho nhân sự, việc xem xét về thuế là quan trọng. Bởi lẽ, trường hợp doanh nghiệp tính toán không kỹ, một khoản chi không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (“TNDN”) sẽ làm chi phí công ty tăng thêm 20%. Bên cạnh đó, muốn chính sách hiệu quả, công ty cũng cần cân nhắc: với 100 đồng chi ra, sau khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (“TNCN”) thì đến tay nhân viên còn lại bao nhiêu đồng.

Ông Hoàng gợi ý những khoản mục có xu hướng tăng tỷ lệ trong cơ cấu chi phí, và tác động thuế tương ứng để doanh nghiệp xem xét bao gồm:

1 - Cơ sở vật chất

Bổ sung các khoản đầu tư vào phần mềm, công cụ hỗ trợ kết nối từ xa, tiện ích văn phòng ảo. Khoản đầu tư này vừa được trừ chi phí tính thuế TNDN, vừa không chịu thuế TNCN.

2 - Đào tạo

Tăng cường đào tạo và tái đào tạo kỹ năng mềm, kỹ năng công nghệ cho nhân viên. Cũng như trên, khoản chi này được trừ khi tính thuế TNDN, đồng thời, không chịu thuế TNCN.

3 - Thưởng

• Thưởng khuyến khích sáng tạo: được trừ chi phí thuế TNDN nếu ghi rõ điều kiện hưởng, mức hưởng; chịu thuế TNCN.
• Thưởng năng suất, hiệu suất: tác động thuế giống thưởng khuyến khích sáng tạo.
• Thưởng bằng cổ phiếu, ESOP, chia thành quả sáng tạo với nhân viên: được trừ chi phí thuế TNDN nếu ghi rõ điều kiện; chịu thuế TNCN nhưng có thể hoãn thời điểm đóng thuế.

4 - Phúc lợi nhân viên

• Chi phí nâng cao sức khỏe thể chất, tinh thần (gyms, spa): được trừ chi phí tính thuế TNDN trong phạm vi một tháng lương thực tế; chịu thuế TNCN nếu xác định cụ thể người hưởng, không chịu thuế TNCN nếu chi chung cho toàn công ty.
• Chi phí tư vấn tâm lý thường xuyên: tác động thuế giống chi phí nâng cao sức khỏe.
• Chi phí khám chữa bệnh, bảo hiểm không bắt buộc: được trừ chi phí khi tính thuế TNDN ở mức không quá 3 triệu đồng/tháng/người với bảo hiểm nhân thọ/ bảo hiểm hưu trí tự nguyện; được trừ không quá một tháng lương thực tế với bảo hiểm sức khỏe/ tai nạn/ bảo hiểm tự nguyện khác.

Về thuế TNCN, khoản bảo hiểm có tính chất tích lũy sẽ chịu thuế TNCN, như bảo hiểm nhân thọ có tích lũy phí bảo hiểm; ngược lại các khoản không có tính chất tích lũy (bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe) sẽ không chịu thuế TNCN.

Trên đây là một số nội dung về chi phí nhân sự mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể điều chỉnh để có được cấu trúc lương - phúc lợi một cách hợp lý, giúp chủ động lựa chọn giải pháp vừa hỗ trợ gia tăng hiệu quả, tinh thần của nhân viên, vừa có thể tối ưu chi phí thuế TNDN, TNCN.

Tham khảo: CFO Việt Nam