Quản trị tài chính bằng ERP – Tầm quan trọng và những khía cạnh cần lưu ý trong triển khai

Nhằm cung cấp cho học viên PSO MBA góc nhìn toàn cảnh về hệ thống ERP trong lĩnh vực tài chính, Viện ISB và Đại học Western Sydney (Úc) tổ chức hội thảo MBA Talk #62 với chủ đề “Problem Solving In Financial Management With An ERP System”.

Bên cạnh sự dẫn dắt của PGS.TS Đoàn Anh Tuấn – Giảng viên ISB, hội thảo cũng trở nên thú vị hơn nhờ những đóng góp thực tiễn của bà Nguyễn Thị Lan Hương – Head of Accounting, Sanofi và ông Nguyễn Huy Đạt – SAP Director, KPMG Vietnam.

Tầm quan trọng của hệ thống ERP

ERP là hệ thống giúp hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Đơn giản hơn, ERP đóng vai trò như một hệ thống quản lý toàn diện cho tổ chức và doanh nghiệp, thay vì sử dụng nhiều phần mềm độc lập.

PGS.TS Đoàn Anh Tuấn cho biết, thông qua mô hình hoạch định tài chính được tích hợp, hệ thống ERP giúp nhà quản trị nâng cấp công việc kiểm soát tài chính bằng cách cung cấp quy trình được tối ưu hóa, truy cập dữ liệu thời gian thực, báo cáo tối ưu hóa và kiểm soát tốt hơn về hoạt động tài chính. Những lợi ích này đóng góp vào việc ra quyết định tài chính tốt hơn và hiệu suất tổ chức tổng thể.

Ngoài ra, ông Đạt đề cao việc cải thiện khả năng kiểm soát và đồng bộ hóa dữ liệu của hệ thống ERP, trong khi bà Hương nhấn mạnh tính chính xác và hiệu quả trong quá trình đối chiếu, kiểm tra khi ứng dụng hệ thống này.

Ứng dụng SAP vào kiểm soát tài chính cho doanh nghiệp viễn thông

Để làm rõ lợi ích và minh họa thực tiễn cách ứng dụng ERP vào quản lý vận hành, ông Đạt đã chia sẻ về dự án hợp tác KPMG Vietnam với một doanh nghiệp viễn thông. Ông nhấn mạnh, các doanh nghiệp trong lĩnh vực này thường gặp nhiều khó khăn khi quản lý tài sản và vòng đời của các thiết bị viễn thông.

“Khi tiến hành đánh giá doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy cần giải quyết 544 khoảng trống (gap). Trong đó, 54% gap đến từ việc thiếu tự động hóa, 7% liên quan đến integration, 18% đến từ khả năng kiểm soát, 21% gap còn lại do quy trình không hiệu quả” – ông Đạt kể.

Sau quá trình phân tích, ERP hoàn toàn có thể đáp ứng yêu cầu hỗ trợ doanh nghiệp 261/544 vấn đề; 221 vấn đề cần mở rộng và tùy chỉnh để đáp ứng theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp; 62 vấn đề hoàn toàn phụ thuộc vào đặc thù doanh nghiệp, đôi khi liên quan đến yêu cầu của nhà nước trong việc quản lý ngành viễn thông.

Điển hình, ERP giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa các dữ liệu có tính kế thừa – dữ liệu thiết bị viễn thông. Lúc này, ERP đóng vai trò theo dõi dữ liệu, đề xuất bảo trì trong trường hợp cần thiết. Khi cần chuyển giao bất kỳ trạm BTS nào, doanh nghiệp cũng dễ dàng có được thông tin về nguyên giá, khấu hao và giá trị còn lại của trạm BTS đó. Đây được xem như một bước ngoặt để giải quyết bài toán nhức nhối về quản lý tài sản và vòng đời thiết bị.

Thách thức và giải pháp khi ứng dụng ERP vào doanh nghiệp

Không đạt mức độ hoàn hảo 100%, việc ứng dụng ERP vào doanh nghiệp vẫn gặp nhiều thách thức. Tại MBA Talk #62, bà Lan Hương đã liệt kê một số thử thách điển hình khi ứng dụng hệ thống ERP vào quy trình mua hàng của doanh nghiệp, cùng một số giải pháp kèm theo.

Với vị trí Head of Accounting, bà Lan Hương đã gặp phải khó khăn khi tích hợp thông tin nhà cung cấp vào hệ thống mua hàng và hệ thống kế toán, gây trở ngại cho quá trình kiểm soát nội bộ và đồng nhất dữ liệu. Vấn đề thường gặp tiếp theo là không thống nhất được giữa hệ thống mua hàng và hệ thống kế toán. Về nguyên tắc, hai hệ thống này phải hoạt động liền mạch trong một quy trình mua hàng. Tuy nhiên thực tế đã cho thấy rất nhiều trường hợp thiếu nhất quán giữa hai hệ thống dẫn đến tổ chức vận hành không suôn sẻ.

Hiện tại bà Hương quan sát thấy một số doanh nghiệp chọn giải pháp nhập liệu bằng tay. Cách làm này được đánh giá là không tối ưu, dễ dẫn đến nhiều bất cập như thiếu bảo mật, tốn thời gian và không đồng thời (time consuming & gap) và lỗi từ phía người sử dụng (human error).

Trong tình huống này, bà Hương đề xuất doanh nghiệp nâng cấp hệ thống và tạo sự kết nối giữa hệ thống mua hàng và hệ thống kế toán. “Đường dây” liên kết này là chìa khóa để giải quyết các bất cập do việc nhập dữ liệu một cách thủ công.

Như vậy, bà Lan Hương cho rằng việc trang bị hệ thống mua hàng và hệ thống kế toán là chưa đủ, các hệ thống phải đồng nhất dữ liệu và kết nối một cách tự động.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp thường gặp khó khăn vì nhân sự chưa tuân thủ các quy trình và yêu cầu từ hệ thống, thường gặp nhất chính là vấn đề tạo đơn hàng chậm trễ. “Việc chậm trễ này chủ yếu đến từ sự kém hiệu quả của khâu quản lý thay đổi (change management), vì vậy doanh nghiệp cần đẩy mạnh hướng dẫn người dùng để tăng cường ý thức sử dụng hệ thống, nhận thức rõ vai trò và đóng góp vào sự thành công của công ty” – bà Hương chia sẻ.

Rủi ro còn đến từ việc chọn sai thông tin, ví dụ như sai sót khi nhập liệu trung tâm chi phí (cost center), trung tâm quản lý (management center), phòng ban, nhóm sản phẩm... Một bước sai ban đầu sẽ dẫn đến sự sai lệch của những bước sau đó. Vì thế, bên cạnh đào tạo, doanh nghiệp có thể chọn phương án giới hạn quyền chọn các trường thông tin theo nhóm người sử dụng hệ thống để tránh sai sót.

“Doanh nghiệp có thể tăng cường vai trò của bộ phận Controlling – chịu trách nhiệm kiểm soát khâu vận hành khi sử dụng hệ thống. Vào cuối tháng, bộ phận này cần ngồi lại, ‘soi’ những bất thường xảy ra trong tháng vừa rồi, từ đó góp phần giải quyết vấn đề về sai lệch” – Head of Accounting tại Sanofi, gợi ý.

Kết

ERP là một công cụ giúp tổ chức tối ưu hóa quản lý thông tin và tài nguyên để đạt được hiệu quả vận hành trong thời đại số. Tuy nhiên, triển khai ERP không phải lúc nào cũng đơn giản, quá trình này cũng tồn tại các thách thức đòi hỏi doanh nghiệp cần có kế hoạch triển khai cẩn thận và sự cam kết từ toàn bộ tổ chức.