Vì sao "tiền mặt" rất quan trọng, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ?

Bạn và các cổ đông có thể thấy doanh nghiệp của mình đang “ăn nên làm ra” thông qua các đơn đặt hàng dày đặc. Tuy nhiên, nếu dòng tiền không được quản lý tốt, nhiều khả năng doanh nghiệp sẽ phải vật lộn để tồn tại sau đó.

Vì sao "tiền mặt" rất quan trọng, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ?
Photo by Jp Valery / Unsplash

Điều quan trọng đầu tiên, bạn cần hiểu được vì sao dòng tiền lại có ảnh hưởng lớn với sự tồn tại của doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nhỏ? Và tại sao bạn cần phải có chiến lược về quản lý dòng tiền một cách hiệu quả.

Bài viết dưới đây trình bày tác động của việc thiếu hụt dòng tiền như thế nào đối với hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó là một vài gợi ý về giải pháp quản lý dòng tiền, và lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả trong tương lai.

Vấn đề thanh toán

Bất kể doanh nghiệp bạn đang kinh doanh sản phẩm dịch vụ gì, thì việc nhận được khoản thanh toán đúng hạn luôn là mối quan tâm hàng đầu. Bởi lẽ doanh nghiệp luôn có những khoản chi định kỳ cần thanh toán, như tiền mua hàng, chi phí lương, thuê mặt bằng... Và cách duy nhất để quản lý tốt điều đó, là phải lưu ý đến dòng tiền thu và chi.

Hãy tưởng tượng bạn mới thành lập một doanh nghiệp vận tải. Khả năng cao là doanh nghiệp phải thuê xe từ nhà cung cấp, và họ sẽ yêu cầu thanh toán phí thuê định kỳ cũng như các khoản phí liên quan khác. Điều đó có nghĩa là, bạn cần thu tiền từ khách hàng đúng hạn để có thể trang trải cho tất cả các chi phí này.

Luôn nhớ rằng Doanh thu chỉ là con số nằm trên sổ sách, cho đến khi chúng được chuyển hóa thành tiền mặt, tức khách hàng thanh toán cho bạn.

Số liệu doanh thu chỉ thực sự có ý nghĩa khi bạn đã chủ động kiểm soát được việc thu tiền từ người mua. Việc trước tiên doanh nghiệp cần làm, là thiết lập một hệ thống lập hóa đơn và thu tiền để giảm thiểu các vấn đề phát sinh trong quá trình thu tiền bán hàng.

Hình minh họa: Doanh nghiệp luôn có những khoản chi định kỳ cần thanh toán.Nguồn: Pexels

Quá nhiều hàng

Nếu đang điều hành một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, đây không phải là vấn đề lớn đối với bạn. Nhưng nó lại hết sức phổ biến với các doanh nghiệp thương mại: "Hàng tồn kho". Yếu tố này rất có khả năng gây ra tắc nghẽn dòng tiền của doanh nghiệp.

Bất kỳ doanh nghiệp thương mại nào cũng phải thận trọng để không bị mất cân đối dòng tiền vì quản lý hàng tồn kho không hiệu quả. Với các doanh nghiệp nhỏ, vấn đề này càng quan trọng hơn, vì chỉ cần một sai sót nhỏ trong việc quản lý hàng tồn kho, cũng có thể thách thức sự tồn tại của doanh nghiệp. Tưởng tượng xem điều gì sẽ xảy ra khi tài khoản không còn tiền mặt để trả lương, thanh toán phí thuê mặt bằng, nhưng hàng hóa đầy rẫy trên kệ mà không thể tiêu thụ.

Do vậy, hãy luôn cẩn thận với giá trị hàng hóa tồn trong kho thay vì để tiền mặt trong tài khoản ngân hàng, để luôn chủ động và không phải gặp những rắc rối không đáng có về dòng tiền.

Hình minh họa: Hãy luôn cẩn thận với giá trị hàng hóa tồn trong kho. Nguồn: Pexels

Theo dõi biên lợi nhuận

Ngoài việc người mua trả chậm, thì biên lợi nhuận gộp (gross margins) thấp cũng là tác nhân phổ biến gây ra các vấn đề về dòng tiền.

Nếu thường xuyên rơi vào tình trạng thiếu tiền mặt và nhiều hóa đơn cần thanh toán, đó có thể là dấu hiệu cho thấy biên lợi nhuận của doanh nghiệp đang quá mỏng.

Có hai nguyên nhân chính gây ra sự sụt giảm nghiêm trọng dòng tiền: giá bán quá thấp, hoặc các chi phí trực tiếp quá cao, hoặc tệ hơn là cả hai đều xảy ra cùng lúc.

Ngoài ra, việc giám sát chi phí hoạt động cũng không kém phần quan trọng. Hãy luôn rà soát định kỳ để đảm bảo rằng các chi phí hoạt động như chi phí nhân sự quản lý, công cụ dụng cụ, chi phí mặt bằng … không bị chi quá tay và lãng phí.

Các vấn đề thời vụ

Nếu ngành nghề doanh nghiệp bạn đang kinh doanh có yếu tố thời vụ, thì đây là điều cần lưu ý. Sẽ có những khoảng thời gian trong năm bùng nổ doanh số bán hàng và một dòng tiền tích cực. Nhưng sau đó sẽ là một giai đoạn trầm lắng và dòng tiền bắt đầu chậm lại, hoặc thậm chí bị âm, nghĩa là dòng tiền thu vào nhỏ hơn chi ra. Do vậy, hãy “liệu cơm gắp mắm” và đảm bảo rằng doanh nghiệp dự trữ đủ lượng tiền mặt để bổ sung dòng tiền khi việc kinh doanh bị chậm lại trong mùa thấp điểm.

Hình minh họa: Sẽ có những khoảng thời gian trong năm bùng nổ doanh số bán hàng, nhưng sau đó sẽ là một giai đoạn trầm lắng. Nguồn: Pexels

Luôn nhớ rằng, dòng tiền là yếu tố quyết định cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn gặp phải các vấn đề về dòng tiền, đó có thể là một trở ngại nghiêm trọng kìm hãm đà tăng trưởng, thậm chí thách thức sự tồn tại của doanh nghiệp trong tương lai.

Theo Nguyễn Dương / ProFin