Chuyên gia giải đáp những thắc mắc của doanh nghiệp về Hóa đơn điện tử theo quy định mới

Quy định mới tại nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn sẽ có nhiều thay đổi quan trọng. Thêm vào đó, thời gian bắt đầu triển khai thí điểm tại 6 tỉnh thành Hà Nội, Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ, Hải Phòng cũng đã cận kề. Nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức có thể triển khai hiệu quả, ngày 4/11/2021 vừa qua, EFY Việt Nam tổ chức buổi hội thảo trực tuyến nhằm giải đáp các thắc mắc phổ biến của kế toán doanh nghiệp. ProFin tổng hợp những nội dung chính qua bài viết sau đây.

Hiện tại, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn như bình thường không?

Các đơn vị vẫn sử dụng hóa đơn theo quy định cũ như bình thường. Nhưng trong thời gian sắp tới, theo kế hoạch triển khai của cơ quan thuế (CQT) tại các địa bàn thí điểm, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo về việc chuyển đổi sang HĐĐT mới theo thông tư 78/2021/TT-BTC. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn sàng. Trường hợp không chuyển qua áp dụng quy định mới, người nộp thuế (NNT) phải giải trình được lý do với CQT.

Nếu công ty nhận được thông báo của CQT về việc chuyển đổi sang thông tư 78/2021/TT-BTC, nhưng vẫn còn nhiều hóa đơn giấy hoặc HĐĐT cũ, và muốn tiếp tục sử dụng hết số hóa đơn cũ này, vậy công ty không thực hiện chuyển đổi theo thông báo thì có vấn đề gì không?

Công ty nên chủ động trao đổi với CQT để có lộ trình chuyển đổi phù hợp. Các nhà cung cấp dịch vụ có thể sẽ có chính sách cho số hóa đơn cũ còn tồn. Ví dụ, EFY sẽ có chương trình chuyển đổi từ hóa đơn cũ sang hóa đơn mới (tuy nhiên vẫn tùy theo lựa chọn của doanh nghiệp). Nếu công ty không có lý do thuyết phục, cụ thể cho CQT, thì sẽ vẫn phải thực hiện chuyển sang thông tư 78/2021/TT-BTC.

Công ty đang sử dụng HĐĐT theo quy định cũ, nếu chưa có thông báo chuyển đổi sang thông tư 78/2021/TT-BTC thì có cần lập bảng kê hóa đơn để gửi cho CQT vào kỳ báo cáo thuế không?

Nếu chưa có thông báo chuyển đổi sang quy định mới, NNT vẫn cần thực hiện đầy đủ thủ tục, báo cáo theo quy định tại nghị định 51/2010/NĐ-CP, thông tư 32/2011/TT-BTC.

Các thao tác xử lý theo quy định mới chưa thực hiện được vào lúc này, mà vẫn chờ đến khi thông tư 78/2021/TT-BTC thực sự triển khai, và các nhà cung cấp giải pháp HĐĐT hoàn thiện việc cập nhật hệ thống. Điều này có đúng không?

Đúng vậy. Các nhà cung cấp dịch vụ hiện đang làm việc với Tổng Cục Thuế và hoàn thiện nghiệp vụ, video hướng dẫn liên quan.

Công ty đang sử dụng hóa đơn bán hàng của CQT, có cần phải chuyển sang hóa đơn bán hàng điện tử không?

Trường hợp này thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng HĐĐT theo thông tư 78/2021/TT-BTC.

Ngày lập hóa đơn và ngày ký số trên hóa đơn có bắt buộc trùng nhau không?

Ngày lập hóa đơn và ngày ký số trên hóa đơn không bắt buộc trùng nhau.

Cụ thể, theo quy định tại khoản 9 điều 10 nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý là khi kiểm tra, có thể CQT sẽ đặt những câu hỏi như: vì sao có sự sai lệch giữa ngày lập và ngày ký? Liệu thời điểm doanh nghiệp giao hàng và thời điểm lập hóa đơn có khớp nhau không?

Hôm nay ngày 03/11/2021, nhưng trên phần mềm tôi mới lập hóa đơn đến ngày 15/10/2021, vậy tôi có thể lập hóa đơn có số tiếp theo từ ngày 15/10/2021 đến ngày hôm nay không?

Trước hết, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thời điểm lập hóa đơn đối với từng trường hợp cụ thể xem có phù hợp với quy định tại điều 9 nghị định 123/2020/NĐ-CP hay chưa.

Về mặt kỹ thuật, phần mềm vẫn cho phép lập hóa đơn điện tử từ ngày 15/10/2021 đến ngày hiện tại, và đảm bảo tính liên tục của số hóa đơn. Tuy nhiên, thời điểm ký số trên hóa đơn sẽ là thời điểm hiện tại (ngày 03/11/2021). Sau khi ký số, hóa đơn sẽ được gửi cho người mua và cho cơ quan thuế. Trường hợp này, NNT có thể phải giải trình lý do “Tại sao gửi dữ liệu lên cơ quan thuế muộn?”

Tóm lại, nếu ngày lập hóa đơn đã theo đúng quy định ở trên, bản chất việc xuất hóa đơn trong trường hợp này không sai. Thế nhưng ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn sẽ khác nhau, và do đó, doanh nghiệp vẫn có thể phải giải trình nếu cơ quan thuế đặt câu hỏi.

Đối với hóa đơn không có mã, ngày 01/11/2021 tôi đã lập hóa đơn, đã ký số nhưng chưa gửi cho người mua, nên chưa gửi dữ liệu HĐĐT lên CQT thì có được không?

Nếu đã ký số trên hóa đơn thì đồng thời phải gửi cho người mua và gửi cho CQT. Theo quy định, hóa đơn không thể bị giữ lại khi đã được lập với đầy đủ dữ liệu cũng như có tính chất pháp lý đầy đủ.

Cụ thể, căn cứ điểm a.1 khoản 3 điều 22 nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu NNT thuộc trường hợp chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp (Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA), thời điểm gửi dữ liệu HĐĐT lên CQT cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT.

Căn cứ điểm a.2 khoản 3 điều 22 nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu NNT không thuộc trường hợp a.1 nêu trên, người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn, thì gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho CQT.

Đối với hóa đơn có mã, ngày 01/11/2021 tôi đã lập hóa đơn, đã ký số nhưng chưa gửi cho người mua, nên chưa gửi dữ liệu HĐĐT lên CQT để cấp mã thì có được không?

Nếu đã ký số trên hóa đơn nhưng chưa gửi cho người mua thì hóa đơn được xem là chưa hợp pháp (do chưa đầy đủ dữ liệu). Trường hợp này, khi gửi hóa đơn cho CQT để cấp mã muộn, thì CQT vẫn cấp mã để gửi cho người mua, tuy nhiên NNT có thể sẽ phải giải trình đối với hóa đơn cấp mã muộn này.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng quy trình xuất hóa đơn có mã khác hóa đơn không có mã.

• Với hóa đơn có mã: NNT lập hóa đơn > gửi hóa đơn cho CQT > nhận mã do CQT cấp về > gửi hóa đơn cho người mua.
• Với hóa đơn không có mã: NNT lập hóa đơn > gửi hóa đơn cho người mua > gửi dữ liệu hóa đơn cho CQT.

Do hai quy trình ngược nhau, câu hỏi đầu tiên NNT cần quan tâm là hóa đơn đang sử dụng thuộc loại có mã hay không có mã của CQT. Nếu sử dụng nghiệp vụ của hóa đơn không có mã để áp dụng cho hóa đơn có mã là bị sai bản chất.

Ngoài ra, khoản 2 điều 21 nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định phải gửi HĐĐT có mã của CQT đến người mua ngay sau khi nhận được HĐĐT có mã của CQT. Do đó, nếu sau khi nhận được mã trả về của CQT mà không gửi hóa đơn cho người mua thì sẽ vi phạm quy định.

Đối với hóa đơn không có mã của CQT, nếu:

• Ngày 01/12/2021, lập hóa đơn số 01 nhưng chưa ký số, chưa gửi cho người mua nên chưa gửi CQT
• Ngày 05/12/2021, lập hóa đơn số 02, thực hiện ký số và gửi cho người mua (đồng thời gửi CQT) cùng trong ngày 05/12/2021
• Ngày 06/12/2021, ký số hóa đơn số 01, gửi cho người mua và gửi cho CQT

Như vậy:

• Hóa đơn số 01 có ngày ký số sau ngày ký số của hóa đơn số 02 có được không?
• Hóa đơn số 02 gửi cho CQT trước hóa đơn số 01 thì có được không?

Hệ thống truyền nhận dữ liệu HĐĐT của Tổng Cục Thuế, tổ chức truyền nhận, tổ chức giải pháp sẽ không báo lỗi với trường hợp này. Doanh nghiệp vẫn có thể lập và gửi hóa đơn lên CQT được, tuy nhiên có thể sẽ phải giải trình với CQT. Ví dụ, CQT có thể đặt câu hỏi tại sao ngày 06/12/2021 mới gửi hóa đơn lập ngày 01/12/2021?

Khi nào thì NNT phải giải trình, và giải trình qua kênh nào?

Bắt đầu từ khi triển khai HĐĐT theo thông tư 78/2021/TT-BTC, CQT sẽ có hệ thống rà soát các trường hợp HĐĐT không bình thường (ví dụ: ngày ký số khác ngày lập, hóa đơn gửi cấp mã muộn, thời điểm ký số không liên tục…). Nếu đơn vị phát sinh các hóa đơn như vậy, CQT sẽ gửi thông báo qua email/điện thoại/văn bản và đề nghị đơn vị giải trình.

Theo yêu cầu kỹ thuật của thông tư, phần mềm lập HĐĐT phải có chức năng giải trình khi nhận được thông báo các hóa đơn cần giải trình. Lúc đó, NNT sẽ thực hiện giải trình với các hóa đơn được yêu cầu ngay trên phần mềm lập HĐĐT.

Khi có sai sót về số tiền, mẫu 04/SS-HĐĐT cùng với biên bản giữa hai bên phải được thao tác và thực hiện trước, rồi mới được lập hóa đơn thay thế đúng không?

Đúng. Mẫu 04/SS-HĐĐT bắt buộc phải lập trước, rồi mới được lập hóa đơn thay thế. Lưu ý, biên bản giữa hai bên cũng là bản điện tử.

Biên bản lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh có cần gửi cho CQT không, hay doanh nghiệp tự lưu giữ?

Khi xử lý hóa đơn sai sót, doanh nghiệp chỉ cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho CQT. Các biên bản lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh sẽ do hai bên lưu nội bộ.