Doanh nghiệp cần biết gì về Hóa đơn điện tử áp dụng từ tháng 11/2021?

Vừa qua, Cục thuế TP. Hồ Chí Minh đã tổ chức buổi tập huấn trực tuyến về HĐĐT. ProFin điểm lại một số nội dung chính liên quan đến việc chuyển đổi HĐĐT giúp kế toán doanh nghiệp tại các khu vực này có sự chuẩn bị chu đáo hơn.

Doanh nghiệp cần biết gì về Hóa đơn điện tử áp dụng từ tháng 11/2021?
Nguồn ảnh: Katie Harp / Unsplash

Kể từ ngày 01/11/2021, 6 tỉnh thành Hà Nội, Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ, Hải Phòng sẽ thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo văn bản mới với nhiều quy định khác biệt so với cách trước đây. Tuy nhiên, thực tế rất nhiều doanh nghiệp còn mơ hồ về các quy định mới này. Vừa qua, Cục thuế TP. Hồ Chí Minh đã tổ chức buổi tập huấn trực tuyến về HĐĐT. ProFin điểm lại một số nội dung chính liên quan đến việc chuyển đổi HĐĐT giúp kế toán doanh nghiệp tại các khu vực này có sự chuẩn bị chu đáo hơn.

Lộ trình thực hiện thí điểm

Dự kiến từ ngày 05 đến 10/11/2021 tới đây, Tổng Cục Thuế sẽ công bố danh sách 20 đơn vị đạt yêu cầu và được lựa chọn để cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT. Trong khi đó, Cục thuế TP. Hồ Chí Minh cũng sẽ bắt đầu triển khai áp dụng HĐĐT mới từ ngày 10/11/2021. Việc triển khai này được Cục thuế tiến hành đồng loạt và tập trung trong tháng 11 và 12 năm 2021.

Tổ chức, doanh nghiệp nào phải chuyển đổi sử dụng HĐĐT theo quy định mới?

100% các doanh nghiệp hiện đang sử dụng HĐĐT theo quy định tại thông tư 32/2011/TT-BTC và các hình thức hóa đơn khác như hóa đơn đặt in, tự in tại địa bàn sẽ phải chuyển qua sử dụng HĐĐT theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC.

Khi nào doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng HĐĐT theo quy định mới?

Có 2 trường hợp. Một là, cơ quan thuế sẽ lập danh sách và thông báo trực tiếp đến doanh nghiệp về thời gian bắt đầu chuyển đổi. Hai là, doanh nghiệp chủ động liên hệ với cơ quan thuế để đăng ký chuyển đổi, sau đó cơ quan thuế sẽ ra thông báo cụ thể cho doanh nghiệp. Đại diện Cục thuế TP.HCM cũng chia sẻ: doanh nghiệp nên chủ động nhằm tránh việc bị động khi triển khai.

Một số khác biệt nổi bật về HĐĐT so với quy định cũ

Kể từ khi Thông tư 32/2011/TT-BTC có hiệu lực (5/2011) đến nay, theo thống kê đã có gần 200.000 doanh nghiệp đăng ký sử dụng HĐĐT thông thường, chiếm 70% số doanh nghiệp đang được quản lý tại TP. Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, quy định mới được áp dụng từ tháng 11/2021 có nhiều điểm khác biệt so với các quy định trước đó. Cụ thể:

  • Doanh nghiệp chỉ được sử dụng một loại HĐĐT duy nhất. Tức là, kể từ thời điểm chuyển đổi, công ty phải hủy toàn bộ và không được tiếp tục sử dụng song song HĐĐT cũ (đã phát hành theo thông tư 32/2011/TT-BTC), hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, đặt in). Liên quan đến các thắc mắc của kế toán doanh nghiệp về số hóa đơn còn tồn chưa sử dụng, cơ quan thuế cho biết sẽ phối hợp với các nhà cung cấp để tìm giải pháp, sao cho khi có thông báo chuyển đổi thì doanh nghiệp sẽ được cấp số lượng hóa đơn mới tương ứng với hóa đơn cũ phải hủy.
  • HĐĐT chỉ còn một chuẩn .xml duy nhất theo quy định của cơ quan thuế và được ký số. Không còn file dưới dạng .pdf, .inv, hay định dạng nào khác; nếu có thì chỉ có giá trị tham khảo.

Phải chuyển dữ liệu HĐĐT cho cơ quan thuế.

  • Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn có mã: chuyển hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua.
  • Đối với lĩnh vực bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, điện, nước sạch: dữ liệu được chuyển theo bảng tổng hợp cùng thời hạn khai thuế GTGT.
  • Đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng: dữ liệu được chuyển theo bảng tổng hợp ngay trong ngày.
  • Đối với các trường hợp còn lại: phải chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn, chậm nhất trong cùng ngày gửi hóa đơn cho người mua, qua tổ chức truyền nhận đã được công bố bởi cơ quan thuế.
  • Thủ tục thuế sẽ đơn giản hơn. Doanh nghiệp không phải thực hiện ban hành quyết định sử dụng HĐĐT, thông báo phát hành hóa đơn hay báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Thời gian phản hồi của cơ quan thuế trước khi sử dụng hóa đơn được rút ngắn chỉ còn 01 ngày.
  • Mỗi khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, công ty phải lập HĐĐT, không phân biệt số tiền trên hay dưới 200.000đ (trừ một số trường hợp được phép lập bảng kê).
  • Khi xuất khẩu, công ty phải xuất HĐĐT (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng), thay vì chỉ lập hóa đơn thương mại như trước đây.

Các bước thực hiện chuyển đổi HĐĐT đáp ứng quy định mới

Cục thuế TP. Hồ Chí Minh đã trình bày 5 nội dung doanh nghiệp cần lưu ý để xem xét, lên kế hoạch thực hiện.

(1) Xác định doanh nghiệp sẽ sử dụng loại HĐĐT nào

Khi đăng ký sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp cần xác định áp dụng HĐĐT nào trong 2 hình thức hóa đơn dưới đây:

HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

Áp dụng cho:

a) Doanh nghiệp kinh doanh ở 15 lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy;

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu HĐĐT, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế (trừ doanh nghiệp rủi ro cao về thuế);

c) Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế có nhu cầu sử dụng HĐĐT không có mã, sau khi đã sử dụng HĐĐT có mã trên 12 tháng.

HĐĐT có mã của cơ quan thuế

Áp dụng cho:

a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế không thuộc diện áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế;

b) Doanh nghiệp đang sử dụng HĐĐT không mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế;

c) Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế;

d) Hộ, cá nhân kinh doanh;

e) Doanh nghiệp, tổ chức khác thuộc trường hợp được cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh.

(2) Xác định doanh nghiệp sẽ sử dụng HĐĐT theo mô hình nào

Mô hình truyền nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp theo quy định mới.

Có tất cả 5 chủ thể tham gia trong quy trình sử dụng và quản lý HĐĐT: người nộp thuế (“NNT”), đơn vị cung cấp giải pháp (thực hiện cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu HĐĐT), đơn vị truyền nhận (thực hiện cung cấp dịch vụ kết nối, truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế), Tổng Cục Thuế, Cục thuế/Chi cục thuế. Trong thời gian này, 100% đơn vị truyền nhận là đơn vị cung cấp giải pháp.

Có 4 mô hình sử dụng HĐĐT.

  • Mô hình 1: NNT gửi trực tiếp hóa đơn đến Tổng Cục Thuế. Các công ty thuộc diện được áp dụng và đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật theo quy định có thể gửi hồ sơ để Tổng Cục Thuế xem xét, đánh giá áp dụng mô hình này.
  • Mô hình 2: NNT sử dụng HĐĐT của đơn vị cung cấp giải pháp, sau đó đơn vị cung cấp giải pháp kết nối với đơn vị truyền nhận để chuyển dữ liệu cho Tổng Cục Thuế.
  • Mô hình 3: NNT sử dụng HĐĐT và chuyển hóa đơn thông qua đơn vị truyền nhận để gửi dữ liệu cho Tổng Cục Thuế. Một điểm cần chú ý là với một số NNT có đội ngũ công nghệ thông tin, tự thực hiện giải pháp tạo lập HĐĐT bởi chính doanh nghiệp, thì cần kết nối với đơn vị truyền nhận để chuyển hóa đơn cho cơ quan thuế.
  • Mô hình 4: NNT sử dụng HĐĐT có mã được cấp bởi cơ quan thuế theo từng lần phát sinh thì sẽ kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Chỉ có một số ít doanh nghiệp rơi vào trường hợp này, như doanh nghiệp đã giải thể, phá sản có phát sinh thanh lý tài sản, doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động kinh doanh hay đang bị cưỡng chế sử dụng hóa đơn nhưng cần có hóa đơn giao khách hàng....

(3) Xác định giải pháp sử dụng phần mềm HĐĐT

Có 5 giải pháp triển khai HĐĐT với những đặc điểm khác nhau:

(4) Lựa chọn, đánh giá đơn vị cung ứng giải pháp, truyền nhận

Cục thuế khuyến nghị doanh nghiệp nên quan tâm đến các yếu tố sau:

  • Nhận định, đánh giá nhà cung cấp: quan tâm đến danh sách được công bố trên website cơ quan thuế về danh sách đơn vị truyền nhận, cung cấp giải pháp.
  • Năng lực: đánh giá mức độ cung ứng dịch vụ. HĐĐT có thể được lập vào bất cứ thời gian nào, do đó, cần xem xét khả năng hỗ trợ 24/7, ngoài giờ làm việc hoặc khi xảy ra sự cố ra sao. Đồng thời, khảo sát đội ngũ hỗ trợ của đơn vị. Ví dụ: doanh nghiệp ở TP.HCM nhưng đơn vị cung cấp không có chi nhánh hoặc đội ngũ thường trực tại đây sẽ gặp khó khăn hơn.
  • Thời gian triển khai dự kiến: lưu ý để làm việc với nhà cung cấp, sao cho khi triển khai thì có thể đáp ứng thời gian theo thông báo của cơ quan thuế.
  • Chi phí: dự toán phần kinh phí thực hiện.

(5) Tích hợp vào hệ thống, triển khai, đào tạo

Với doanh nghiệp mới thành lập, hoặc đăng ký sử dụng HĐĐT lần đầu

Có thể triển khai theo 2 hướng. Một là, sử dụng giải pháp HĐĐT của các đơn vị lớn hoặc đơn vị truyền nhận nằm trong danh sách của cơ quan thuế. Hai là, sử dụng HĐĐT của đơn vị cung cấp giải pháp về hóa đơn, và cần chú ý là các đơn vị này phải có hợp đồng với đơn vị truyền nhận để đảm bảo tính kết nối của HĐĐT.

Với doanh nghiệp đang sử dụng HĐĐT theo quy định cũ

Nếu đang sử dụng hóa đơn của nhà cung cấp nằm trong danh sách được công bố: việc chuyển đổi sẽ rất thuận lợi, không có nhiều thay đổi, vì việc cập nhật cấu trúc mới, truyền nhận đã được hỗ trợ bởi nhà cung cấp hiện tại.

Nếu đang sử dụng giải pháp tích hợp hóa đơn vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp (không sử dụng giải pháp trên website): phải nâng cấp phần mềm. Doanh nghiệp cần làm việc trước với nhà cung cấp để sẵn sàng chuyển đổi. Trường hợp nhà cung cấp không nằm trong danh sách đơn vị được công bố đợt 1 trong tháng 10/2021, phải kiểm tra liệu nhà cung cấp có kết nối thành công với hệ thống của đơn vị truyền nhận hay không.

Nếu đang sử dụng hóa đơn của các đơn vị có dự kiến sẽ ngưng dịch vụ cung cấp HĐĐT: cần nhanh chóng chuyển qua đơn vị khác đáp ứng yêu cầu theo quy định mới.

Tóm lại, kế toán doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu thông tin hoặc liên hệ ngay với đơn vị cung cấp HĐĐT của đơn vị mình để làm rõ các vấn đề sau: Đơn vị có thuộc những nhà cung cấp đang nộp hồ sơ đăng ký truyền nhận với Tổng Cục Thuế không? Nếu không, họ đã có động thái nào để kết nối dữ liệu với đơn vị truyền nhận hay chưa? Nếu nhà cung cấp HĐĐT vẫn chưa có sự chuẩn bị thì khả năng cao doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc tuân thủ các quy định khi nhận được thông báo của cơ quan thuế.

Ngoài ra, Cục thuế cũng bổ sung lưu ý về phương án dự phòng cho đường truyền, giải pháp sao lưu, lưu trữ dữ liệu khi làm việc với các đơn vị HĐĐT. Trước đây, doanh nghiệp chỉ cần cài đặt phần mềm hóa đơn trên máy, sau đó tiến hành xuất hóa đơn; nhưng theo quy định mới, hóa đơn phải được chuyển cho cơ quan thuế; đặc biệt, hóa đơn có mã thì cơ quan thuế sẽ cần phải trả mã về cho hóa đơn.

Ngoài ra, người nộp thuế có thể gọi đến đường dây nóng của Cục Thuế TP.HCM theo số 028.3770.2288, bấm phím nội bộ số 8 để được hỗ trợ giải đáp.