Doanh nghiệp cần làm gì để chuyển đổi sử dụng Hóa đơn điện tử theo quy định mới? (Phần 1)

Những nội dung mới được quy định trong Luật quản lý thuế 38/2019/QH14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (“NĐ 123”), Thông tư 78/2021/TT-BTC (“TT 78”) liên quan đến việc sử dụng và quản lý hóa đơn trong công tác kế toán, được ví như “cuộc cách mạng” trong thời đại 4.0 của cơ quan quản lý Thuế. Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp, tổ chức, người làm kế toán nắm bắt cụ thể hơn những thay đổi này, ProFin tổng hợp những nội dung chính yếu nhất trong bài viết này.

Ghi chú: Nội dung bài viết liên quan đến các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng Hóa đơn điện tử (“HĐĐT”) thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT; do đó, một số nội dung sẽ không áp dụng đối với tổ chức trực tiếp truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế.

Danh mục từ viết tắt:

• HĐĐT: Hóa đơn điện tử;
• CQT: Cơ quan thuế
• NĐ 123: Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
• TT 78: Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Văn bản quy định

Thời gian từ tháng 11/2021 đến trước tháng 7/2022 sẽ là giai đoạn chuyển tiếp, với nhiều văn bản pháp luật về hóa đơn, chứng từ cùng tồn tại.

Trong phạm vi bài viết này, quy định cũ về hóa đơn được hiểu là quy định theo nghị định 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, sửa đổi liên quan. Quy định mới về hóa đơn được hiểu là các quy định theo NĐ 123 và TT 78. Riêng quy định tại nghị định 119/2018/NĐ-CP và thông tư 68/2019/TT-BTC sẽ không được đề cập đến, do phạm vi doanh nghiệp áp dụng theo hai văn bản này không nhiều.

Doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi sang HĐĐT mới như thế nào?

Các đơn vị tại 6 địa bàn thí điểm về HĐĐT (Hà Nội, Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ, Hải Phòng) sẽ sớm bắt đầu chuyển đổi hóa đơn trong thời gian ngắn tới đây. Các bước thực hiện như sau:

1 - Nhận thông báo chuyển đổi của cơ quan thuế (CQT): nhận thông báo của CQT về việc chuyển đổi áp dụng HĐĐT theo NĐ 123 & TT 78.

Lưu ý: doanh nghiệp nên kiểm tra lại thông tin liên hệ (email, số điện thoại) dùng để đăng ký nhận thông báo trên cổng thông tin điện tử kê khai, nộp thuế, nhằm tránh việc bỏ sót thông báo của CQT.

2 - Đăng ký sử dụng HĐĐT: nộp “Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT. Doanh nghiệp có thể trực tiếp liên hệ nhà cung cấp của mình nếu gặp vướng mắc khi thực hiện.

3 - Nhận thông báo chấp nhận của CQT: sau 01 ngày làm việc, kiểm tra thông báo của CQT “Về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT”.

4 - Hủy hóa đơn cũ còn tồn: kể từ thời điểm CQT chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT theo quy định mới, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng HĐĐT đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn tự in, đặt in. Theo đó, công ty phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn và nộp các báo cáo liên quan theo quy định.

Lưu ý: cần ghi rõ thông tin về “Phương pháp hủy hóa đơn” trong báo cáo, thủ tục liên quan việc hủy hóa đơn, ví dụ:

• Đối với hóa đơn giấy, ghi: cắt góc;
• Đối với hóa đơn điện tử, ghi: hủy điện tử;
• Đối với hóa đơn tự in, ghi: hủy trên phần mềm.

5 - Sử dụng hóa đơn theo chuẩn định dạng mới: kể từ thời điểm CQT chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT theo quy định mới, doanh nghiệp, tổ chức bắt đầu xuất hóa đơn theo cấu trúc chuẩn, thực hiện truyền dữ liệu và các thủ tục khác về hóa đơn theo quy định tại NĐ 123 và TT 78.

HĐĐT trong quy định mới có gì đáng quan tâm?

Cũng là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nhưng đây không còn là HĐĐT mà doanh nghiệp từng biết đến.

Thứ nhất, về định dạng, HĐĐT chỉ có một định dạng duy nhất là XML. Định dạng này phải bao gồm các thành phần: dữ liệu nghiệp vụ - ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ; dữ liệu chữ ký số - ghi nhận thông tin chữ ký điện tử; dữ liệu mã hóa đơn của CQT (với hóa đơn có mã) - ghi nhận thông tin liên quan đến mã số duy nhất do hệ thống của CQT tạo ra.

Theo đó, hóa đơn do doanh nghiệp lưu trữ, quản lý khi áp dụng quy định mới đều sẽ ở định dạng XML, và đáp ứng được cấu trúc tiêu chuẩn của CQT. Khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ HĐĐT của các nhà cung cấp đã được công bố trên website Tổng Cục Thuế thì vấn đề này có thể được đảm bảo. Vì vậy, khi mua hàng hóa dịch vụ, đơn vị cần lưu ý, trường hợp nếu chỉ nhận được file PDF hoặc bản giấy của HĐĐT (kể cả có dấu đỏ của người bán), thì chưa đầy đủ theo đúng quy định.

Thứ hai, về quy trình, quá trình tạo lập, lưu trữ hóa đơn sẽ có thêm sự tham gia của nhiều chủ thể mới. Theo quy định cũ, liên quan đến quá trình này chỉ có 03 đối tượng: người bán (hay người nộp thuế), tổ chức giải pháp HĐĐT, người mua. Theo hướng dẫn mới, toàn bộ quá trình này sẽ có 05 đối tượng: người bán, tổ chức giải pháp HĐĐT, tổ chức truyền nhận HĐĐT, người mua, CQT (Tổng cục thuế/Cục thuế & Chi cục thuế). Có thể thấy, quy trình tạo lập hóa đơn sẽ phức tạp hơn, và CQT cũng có thể chủ động tự truy cập, tra cứu thông tin hóa đơn bất cứ lúc nào, thay vì đợi doanh nghiệp cung cấp như trước đây.

Các hình thức hóa đơn áp dụng

Theo quy định cũ, hóa đơn bao gồm 03 hình thức: hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử. Theo quy định mới, hóa đơn chỉ còn 02 hình thức: hóa đơn điện tử, hóa đơn đặt in của CQT.

Như vậy, sắp tới đây, doanh nghiệp chỉ còn có thể tự khởi tạo một hình thức duy nhất là hóa đơn điện tử; và HĐĐT được lập sẽ là hóa đơn có mã của CQT, hóa đơn không có mã của CQT, hoặc hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với CQT.

Cần lưu ý thêm, giữa HĐĐT có mã của CQT và HĐĐT không có mã của CQT có sự khác biệt trong quy trình tạo lập mà người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần phân biệt rõ khi sử dụng.

Những khác biệt trong thủ tục thuế

Thủ tục thuế liên quan đến hóa đơn cũng có nhiều thay đổi:

Trong bài viết tiếp theo, ProFin sẽ điểm thêm một số thay đổi đáng chú ý khác về HĐĐT như: lập hóa đơn, nội dung trên hóa đơn, xử lý hóa đơn sai sót để doanh nghiệp, tổ chức, người làm kế toán có thể tiếp tục cập nhật quy định mới.