Quyết toán thuế #2: Kế toán cần lưu ý gì khi đến “mùa quyết toán”?

“Mùa quyết toán” có thể được xem là thời gian quan trọng nhất đối với kế toán viên phụ trách khai báo thuế cho doanh nghiệp - hay thường gọi tắt là “kế toán thuế” - bởi gần như toàn bộ công việc thực hiện trong năm sẽ được tổng hợp lại và phản ánh qua hồ sơ quyết toán thuế cuối năm. Không ít người mới vào nghề gặp khó khăn trong những “mùa quyết toán” đầu tiên, do có rất nhiều đầu mục công việc đòi hỏi sự chú ý của kế toán viên, khiến cho khoảng thời gian này tưởng dài mà hóa ra lại ngắn. Bài viết này là những chia sẻ của chị Cao Thị Lang - Trưởng phòng Nghiệp vụ CTCP Tư Vấn & Đại Lý Thuế TPM - về các công việc chính cũng như những nội dung cần lưu ý khi quyết toán cuối năm.

Ghi chú: Các mốc thời gian trong bài viết dành cho doanh nghiệp có kỳ kế toán 01/01 - 31/12, tức là năm tài chính trùng với năm dương lịch.

Các giai đoạn thực hiện

Toàn bộ quá trình kê khai quyết toán thuế hàng năm có thể chia thành 03 giai đoạn chính: Chuẩn bị, Thực hiện và Sau quyết toán.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị

Giai đoạn này thường rơi vào quý 4 hàng năm. Tùy theo tình hình thực tế, quy mô và nguồn lực của mỗi công ty, thời gian chuẩn bị có thể chỉ trong một tháng cuối năm, hoặc có thể cần cả quý.

Các công việc chính bao gồm:

• Rà soát, cập nhật các quy định mới, bao gồm cả chính sách bắt đầu có hiệu lực từ kỳ tính thuế hiện hành, và chính sách chỉ áp dụng cho một giai đoạn cụ thể. Từ đó, thực hiện điều chỉnh việc kê khai, tính thuế năm hiện hành để đảm bảo tính tuân thủ.

Ví dụ: năm 2021 có chính sách giảm 30% thuế thu nhập doanh nghiệp (“TNDN”) phải nộp, công ty thuộc đối tượng áp dụng cần lưu ý trong việc tính toán, kê khai số thuế được giảm này để đảm bảo quyền lợi.

• Kiểm tra, bổ sung hồ sơ, chứng từ còn thiếu sót. Ví dụ: thu thập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót; bổ sung phụ lục hợp đồng; hoàn thiện chính sách, quy chế, quy trình…
• Khoanh vùng khu vực có rủi ro: nội dung nào có rủi ro thuế? Thuộc diện rủi ro cao hay có thể kiểm soát được? Cần bổ sung gì để hạn chế rủi ro và tuân thủ quy định Luật Thuế, Kế toán?
• Kiểm tra số thuế đã tạm nộp trong năm, đảm bảo đáp ứng số thuế tối thiểu phải tạm nộp (nếu có) để tránh tiền chậm nộp.

Đối với kế toán dịch vụ, có thể cần thực hiện thêm các công việc sau:

• Rà soát, tổng hợp và thông báo cho khách hàng về hồ sơ chứng từ cần chuẩn bị, bổ sung cho việc quyết toán.
• Thảo luận, chốt hướng xử lý các vấn đề còn dở dang với khách hàng.
• Lập kế hoạch về thời điểm hoàn thành, nộp báo cáo cho tất cả khách hàng đang phụ trách. Thời gian cần thiết để khách hàng cung cấp đầy đủ chứng từ và thời gian thực hiện báo cáo kiểm toán nên được phản ánh trong kế hoạch này.

Giai đoạn 2: Thực hiện

Bắt đầu từ sau ngày 31/12 cho đến ngày 31/03 năm sau (từ ngày kết thúc năm tài chính cho đến hạn nộp tờ khai quyết toán thuế). Khoảng thời gian này có thể chia thành các khâu nhỏ hơn: lập báo cáo tài chính (“BCTC”), kiểm toán BCTC (nếu có), hoàn thiện và nộp hồ sơ quyết toán.

Các công việc chính cho khâu lập BCTC bao gồm:

• Hoàn thiện sổ sách & lập BCTC.
• Chuẩn bị dữ liệu cho tờ khai: lập bảng tính thuế TNDN, bảng tổng hợp thuế TNCN. Có thể lập bản nháp cho tờ khai quyết toán thuế TNDN, TNCN để thuận tiện trong việc đối chiếu.
• Đối chiếu tờ khai quyết toán với BCTC, tờ khai đã nộp trong kỳ: số liệu trên tờ khai quyết toán, tờ khai trong kỳ và BCTC cần trùng khớp với nhau. Nếu có sai lệch, cần lý giải được nguyên nhân chênh lệch.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ kế toán.

Các công việc chính cho khâu kiểm toán BCTC (đối với công ty phải kiểm toán như doanh nghiệp niêm yết, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài - FDI, doanh nghiệp nhà nước…) bao gồm:

• Làm việc với công ty kiểm toán độc lập: cung cấp hồ sơ, trao đổi khi có thông tin chưa rõ ràng…
• Hoàn thành các hồ sơ theo yêu cầu của kiểm toán viên (nếu có).
• Thực hiện các điều chỉnh vào sổ sách kế toán, BCTC theo yêu cầu của kiểm toán viên (nếu có).
• Kiểm tra báo cáo kiểm toán.

Các công việc chính cho khâu hoàn thiện và nộp hồ sơ quyết toán bao gồm:

• Lập hồ sơ quyết toán thuế: lập tờ khai chính thức theo đúng mẫu biểu quy định, đảm bảo đầy đủ về loại tờ khai và phụ lục đính kèm.
• Kiểm tra lại bộ hồ sơ quyết toán thuế cần nộp: đảm bảo số liệu khớp với BCTC đã được kiểm toán (nếu có).
• Nộp hồ sơ quyết toán thuế: lưu ý nộp hồ sơ theo đúng thời hạn quy định. Trường hợp được gia hạn thời hạn nộp báo cáo, công ty nên lưu lại thông báo, quyết định về việc gia hạn để dễ tra cứu, giải trình khi cần thiết. Lưu ý: báo cáo tài chính ngoài nộp cho cơ quan thuế thì có thể còn phải nộp cho các cơ quan chức năng khác tùy theo đối tượng doanh nghiệp.
• Nộp tiền thuế: kiểm tra bộ hồ sơ thanh toán, kiểm tra nội dung thanh toán để đảm bảo nộp đủ, đúng tiểu mục.

Giai đoạn 3: Sau quyết toán

Là thời gian kể từ sau ngày 31/03.

Các công việc chính bao gồm:

• In sổ sách, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, chứng từ.
• Tiếp tục ghi chú, theo dõi các hồ sơ, chứng từ chưa được hoàn thiện, chậm nhất là trước khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
• Tiếp tục theo dõi các vấn đề chưa có hướng dẫn rõ ràng hay còn gây tranh cãi. Ví dụ, quy định trần chi phí lãi vay với doanh nghiệp có giao dịch liên kết là một nội dung chưa hợp lý theo phản hồi của cộng đồng doanh nghiệp. Nhưng đến năm 2020, cơ quan thuế mới có văn bản điều chỉnh nâng mức khống chế từ 20% lên 30%. Theo đó, chi phí lãi vay khống chế trong năm 2017, 2018 được hồi tố nếu đơn vị có nộp hồ sơ bổ sung trước ngày 01/01/2021. Nếu công ty không theo dõi thì có thể đã bỏ qua việc được điều chỉnh để giảm thuế TNDN phải nộp năm 2017, 2018.
• Ghi chú lại các vấn đề cần lưu ý để rút kinh nghiệm. Từ đó đưa ra các hướng điều chỉnh, cải thiện nhằm khắc phục những nội dung trong năm chưa xử lý tốt do thiếu nguồn lực, thời gian…

Các nội dung cần lưu ý về thuế TNDN

Một số khoản mục thường được cơ quan thuế chú ý khi thanh tra, kiểm tra, cũng như doanh nghiệp thường sai sót, đòi hỏi kế toán cần lưu tâm rà soát khi thực hiện quyết toán năm là:

• Chênh lệch dữ liệu giữa doanh thu trên tờ khai quyết toán thuế TNDN và sổ sách kế toán
• Chênh lệch dữ liệu giữa doanh thu trên tờ khai quyết toán thuế TNDN và tờ khai thuế giá trị gia tăng trong năm
• Chi phí lãi vay
• Chi phí trả cho bên liên kết
• Chi phí lương, thưởng
• Chi phí quảng cáo và khuyến mãi
• Chi phí trích trước, dự phòng
• Ưu đãi thuế
• Các khoản tạm ứng, số dư công nợ lâu ngày
• Các chính sách trong những trường hợp bất khả kháng. Ví dụ như chính sách hỗ trợ về thuế thuế do Covid-19, khủng hoảng kinh tế 2011.

Các nội dung cần chú ý về thuế thu nhập cá nhân (“TNCN”)

Một số điểm cần để ý rà soát kỹ khi quyết toán năm đối với thuế TNCN bao gồm:

• Chênh lệch dữ liệu giữa bảng lương và tờ khai quyết toán thuế TNCN
• Xác định tình trạng cư trú, đối tượng làm cam kết không trích thuế TNCN
• Các khoản lợi ích khác bị tính thuế TNCN như: quà tặng bằng hiện vật/ voucher, phí làm thẻ tạm trú/ thị thực, khoản chi cho cá nhân chỉ đích danh người hưởng,…
• Đăng ký, xác định đối tượng và thời gian giảm trừ người phụ thuộc
• Các chính sách trong những trường hợp bất khả kháng. Ví dụ như chính sách hỗ trợ về thuế do Covid-19, khủng hoảng kinh tế 2011.