Quyết toán thuế #4: Cần chuẩn bị gì để việc quyết toán thuế diễn ra suôn sẻ hơn?

Thanh tra, kiểm tra thuế thường gây ra nhiều áp lực, nhất là với những người mới vào nghề. Sự chuẩn bị tốt từ sớm sẽ giúp kế toán viên “dễ thở” hơn, cũng như giúp cho quá trình quyết toán diễn ra trôi chảy hơn. Trong bài viết này, ProFin điểm lại những nội dung tham khảo đáng chú ý, để các bạn làm kế toán có quá trình chuẩn bị việc quyết toán thuế được chu đáo hơn.

Những hồ sơ thường được cơ quan thuế yêu cầu cung cấp

Định kỳ ít nhất mỗi năm một lần, bạn nên tổng hợp, sắp xếp toàn bộ hồ sơ, chứng từ. Như vậy, khi có quyết định thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế, bạn sẽ có thể chuẩn bị một cách nhanh chóng, sẵn sàng để tiếp đoàn. Bên cạnh đó, việc này cũng giúp tiết kiệm thời gian, công sức trong việc lục tìm hồ sơ khi cần rất nhiều.

Tùy từng đoàn thanh kiểm tra và hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp, hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các chứng từ, tài liệu thường được yêu cầu sẽ bao gồm các hồ sơ như dưới đây.

Hồ sơ pháp lý

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có);
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế (nếu có);
• Các văn bản làm việc với cơ quan thuế: công văn miễn/ giảm thuế, công văn giải đáp chính sách thuế, biên bản thanh kiểm tra các năm trước.

Ngoài bản gốc, bạn nên chuẩn bị sẵn bản photo để cung cấp, nếu cơ quan thuế cần lấy bản cứng về lưu trữ.

Hồ sơ thuế

• Tờ khai, báo cáo thuế trong năm, bao gồm cả các lần nộp bổ sung;
• Báo cáo tài chính;
• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
• Danh sách chi phí loại, chi tiết các khoản điều chỉnh vào thu nhập chịu thuế (tương ứng với số liệu đã kê khai trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp);
• Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.

Hầu như cơ quan thuế sẽ không yêu cầu cung cấp lại báo cáo đã được nộp theo phương thức điện tử. Riêng với tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân, một số đoàn có thể sẽ yêu cầu công ty cung cấp.

Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu trữ lại toàn bộ tờ khai đã nộp theo kỳ kê khai hoặc loại báo cáo/ sắc thuế, để tránh trường hợp không thể kiểm tra lại do bị khóa mã số thuế, mất mật khẩu.

Bảng kê

• Bảng kê hóa đơn mua vào;
• Bảng kê hóa đơn bán ra.

Cần phải có thông tin mặt hàng mua vào, bán ra và khớp số liệu với các tờ khai thuế đã nộp. Cơ quan thuế thường yêu cầu lưu chung trong một file dưới định dạng excel. Một số cán bộ thuế có thể yêu cầu bổ sung thêm thông tin ngày thanh toán với hóa đơn từ 20 triệu trở lên hoặc kỳ kê khai ngay trên bảng kê mua vào.

Sổ sách (hình thức kế toán nhật ký chung)

• Bảng cân đối phát sinh;
• Sổ nhật ký chung;
• Sổ chi tiết tất cả các tài khoản (tùy đoàn);
• Sổ cái tất cả các tài khoản (tùy đoàn);
• Sổ tổng hợp công nợ theo đối tượng;
• Sổ chi tiết công nợ theo đối tượng (toàn bộ hoặc cụ thể một số đối tượng, tùy theo yêu cầu của đoàn thanh kiểm tra);
• Sổ tổng hợp nhập xuất tồn kho;
• Sổ chi tiết hàng tồn kho;
• Bảng khấu hao tài sản cố định;
• Bảng phân bổ chi phí trả trước, công cụ dụng cụ;
• Bảng định mức, tiêu hao nguyên vật liệu;
• Sổ chi tiết giá thành, bảng tính giá thành;
• Bảng theo dõi công trình;
• Sổ sách khác theo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Phần lớn cơ quan thuế sẽ yêu cầu định dạng file mềm.

Hóa đơn

• Hóa đơn bán ra. Nếu hóa đơn xóa bỏ thì cần có đủ tất cả các liên;
• Hóa đơn mua vào;
• Các biên bản thu hồi, điều chỉnh, thỏa thuận liên quan đến hóa đơn xóa bỏ, hóa đơn sai sót, hóa đơn thay thế.

Cơ quan thuế sẽ kiểm tra, đối chiếu hóa đơn gốc theo danh sách trên bảng kê. Do đó, hóa đơn được sắp xếp theo thứ tự bảng kê là thuận tiện nhất cho cả kế toán và cơ quan thuế.

Trong trường hợp công ty có cách lưu trữ riêng, chẳng hạn như sắp xếp theo ngày thanh toán, kế toán cần thiết lập quy ước về cách tham chiếu giữa hồ sơ thanh toán với bảng kê, sao cho có thể dễ dàng, nhanh chóng tìm kiếm được tờ hóa đơn cụ thể mỗi khi cơ quan thuế yêu cầu.

Chứng từ thanh toán (UNC)

• Phiếu thu, phiếu chi: đóng quyển hoặc lưu chung với chứng từ;
• Sao kê, sổ phụ ngân hàng: sắp xếp theo thời gian, và nên tách riêng theo từng tài khoản ngân hàng;
• Ủy nhiệm chi: có thể lưu kèm hoặc photo đính kèm với hóa đơn từ 20 triệu trở lên để tiết kiệm thời gian giải trình cho phần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Định kỳ bạn cần phải ra ngân hàng để lấy chứng từ. Nếu để quá lâu, một số ngân hàng sẽ không thể in lại, hoặc sẽ tính phí in lại chứng từ trong quá khứ.

Hợp đồng kinh tế

• Hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ;
• Hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ;
• Phụ lục hợp đồng;
• Biên bản nghiệm thu, thanh lý;
• Hợp đồng thuê mượn văn phòng, thuê xe.

Theo quy định, hồ sơ, chứng từ tiếng nước ngoài cần được dịch sang tiếng Việt. Thực tế, tùy cán bộ thuế mà sẽ có yêu cầu cung cấp bản dịch hay không. Dù vậy, với những hợp đồng quan trọng, giá trị lớn thì công ty nên chủ động chuẩn bị bản dịch trước, tránh trường hợp đoàn thanh kiểm tra yêu cầu thì không cung cấp kịp.

Trong các giao dịch với bên nước ngoài, nên cân nhắc việc sử dụng hợp đồng song ngữ ngay từ ban đầu để giúp tiết kiệm thời gian, chi phí dịch thuật sau này.

Hồ sơ lao động

• Chứng minh nhân dân, hộ chiếu;
• Giấy phép lao động (đối với cá nhân nước ngoài);
• Hợp đồng lao động;
• Phụ lục hợp đồng lao động;
• Quyết định bổ nhiệm, tăng lương, thưởng;
• Bảng chấm công;
• Bảng lương, phiếu lương;
• Cam kết cho cá nhân chưa đến mức thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân;
• Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc;
• Hồ sơ liên quan khác.

Mọi hồ sơ cần được ký tá đầy đủ. Thông tin (kể cả chữ ký) giữa các hồ sơ cần phải giống nhau, tránh xảy ra tình trạng cùng một thông tin nhưng hợp đồng thể hiện một đằng, bảng lương hoặc hồ sơ khác hiển thị một nẻo.

Tài sản cố định

• Hợp đồng;
• Biên bản bàn giao, nghiệm thu;
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu, cà vẹt xe mang thông tin công ty;
• Hồ sơ thanh lý (nếu có).

Lưu thành bộ cho từng tài sản cố định. Có thể sắp xếp theo thời gian ghi tăng tài sản cố định hoặc loại tài sản cố định.

Hồ sơ vay, mượn

• Hợp đồng vay;
• Khế ước nhận nợ;
• Bảng tính lãi vay;
• Chứng từ thanh toán nợ vay, lãi vay.

Lưu thành bộ cho từng hợp đồng hoặc món vay.

Một số nội dung thường bị cơ quan thuế “soi”

Trong quá trình thanh tra, kiểm tra, cán bộ thuế sẽ đặt ra nhiều câu hỏi để xác định lại việc kê khai thuế của doanh nghiệp. Cách giải trình cho vấn đề được cơ quan thuế nêu lên, cùng với sự cung cấp thông tin, tài liệu chứng minh phù hợp cho nội dung đã giải trình có tác động chính yếu đến kết quả quyết toán. Những câu hỏi thường gặp phải khi làm việc với cơ quan thuế là:

Doanh thu trên tờ khai thuế giá trị gia tăng (“GTGT”), tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và doanh thu ghi nhận theo sổ sách kế toán

• Có chênh lệch với nhau không? Nếu có, nguyên nhân là gì, số tiền bao nhiêu?

Thời điểm xuất hóa đơn

• Đúng quy định chưa? Có xuất hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng trong trường hợp nhận tiền ứng trước dịch vụ không?
• Ghi chú, cần lưu ý khi tài khoản phải thu khách hàng có số dư có.

Thu nhập khác

• Bao gồm những khoản gì? Có khoản nào thuộc diện phải xuất hóa đơn và kê khai thuế GTGT nhưng công ty không thực hiện không, chẳng hạn như nhận tiền hỗ trợ để khuyến mãi, quảng cáo?

Phân bổ thuế GTGT đầu vào cho hoạt động không chịu thuế

• Có thực hiện phân bổ thuế GTGT đầu vào không? Cách tính số thuế phân bổ có chính xác không? Số thuế phân bổ trên tờ khai thuế GTGT và sổ sách sai khác không?

Chứng từ thanh toán cho hóa đơn từ 20 triệu trở lên

• Có ủy nhiệm chi không? Nếu thanh toán bằng các phương thức không dùng tiền mặt khác, như cấn trừ công nợ, thì có đủ hồ sơ không? Trường hợp không có chứng từ thanh toán thì liệu đã hết thời hạn thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng chưa?

Lưu ý: các hóa đơn dưới 20 triệu nhưng mua từ cùng một nhà cung cấp trong một ngày có tổng giá trị từ 20 triệu trở lên thì cũng cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

• Có hóa đơn đã kê khai nào rơi vào trường hợp hóa đơn bất hợp pháp như: mua bán hóa đơn, hóa đơn của cơ sở bỏ địa chỉ kinh doanh, hóa đơn chưa được thông báo phát hành… hay không?

Ghi chú: cơ quan thuế sẽ sử dụng hệ thống của thuế để xác định các hóa đơn bất hợp pháp. Phần lớn hóa đơn rơi vào tình huống này sẽ không được chấp nhận. Nếu thực tế có mua hàng hóa, dịch vụ, công ty có thể đề nghị làm cam kết, và xuất trình kèm theo hợp đồng mua hàng, biên bản bàn giao hàng hóa dịch vụ, chứng từ thanh toán để được cơ quan thuế xem xét.

Nhân sự

• Có đủ hồ sơ lao động không? Các khoản lương, thưởng, chi khác cho người lao động có được quy định và tính toán phù hợp với hợp đồng lao động, quy chế tài chính, quy chế lương thưởng không? Bảng lương, phiếu lương có được ký tá đầy đủ không?
• Cá nhân có đủ điều kiện làm cam kết không? Trích thuế cho cá nhân có thu nhập từ 2 nơi trở lên như thế nào? Trích thuế cho cá nhân không tham gia bảo hiểm xã hội như thế nào?

Kho, giá vốn

• Các chi phí phải tính vào giá gốc hàng tồn kho có bị ghi vào chi phí trong kỳ không? Có bị âm kho không? Mặt hàng mua vào và bán ra có khớp nhau không? Vật tư, nguyên liệu xuất dùng có phù hợp với các chứng từ khác, như hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng định mức nguyên vật liệu không? Giá xuất kho được tính như thế nào?
• Doanh thu thấp hơn giá vốn thì lý do là gì, có hồ sơ chứng minh không? Tỷ lệ giá vốn/doanh thu có bất thường không?
• Có hàng tồn kho lâu ngày không? Số dư hàng tồn kho trên sổ sách liệu có phù hợp với diện tích kho? Hồ sơ hủy hàng có đầy đủ, hợp lý chưa?

Ghi chú: nếu số dư tồn kho quá lớn, cơ quan thuế có thể tiến hành kiểm kê thực tế để đối chiếu với sổ sách. Nếu kiểm kho không có nhưng sổ sách vẫn còn tồn thì phải giải trình.

Vay

• Doanh nghiệp đã góp đủ vốn theo quy định chưa? Số dư quỹ tiền mặt có nhiều không?
• Vay vì mục đích gì, có phục vụ và phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh không?
• Có vốn hóa chi phí lãi vay đúng quy định chưa?
• Có phát sinh giao dịch liên kết không?

Khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trước

• Phân loại tài sản cố định và chi phí trả trước đúng chưa?
• Thời gian khấu hao có nằm trong khung quy định của luật thuế không? Nếu áp dụng phương pháp khấu hao nhanh thì có đủ điều kiện không? Có tài sản nào đã phân bổ hết hoặc không đủ điều kiện khấu hao nhưng vẫn trích vào chi phí không? Có loại trừ phần giá trị vượt trên 1,6 tỷ đối với xe ô tô chở người dưới 9 chỗ không?
• Thời gian phân bổ chi phí trả trước có đúng quy định không?

Các khoản chi công tác phí, phúc lợi như du lịch, khám sức khỏe, đào tạo…

• Có phù hợp với quy chế công ty không? Có hồ sơ liên quan không, ví dụ: hợp đồng, lịch trình, danh sách, quyết định cử đi công tác…?

Các chi phí nhạy cảm do dễ lẫn lộn với mục đích sử dụng cho cá nhân như tivi, tủ lạnh, điện thoại, xăng dầu…

• Ai sử dụng? Sử dụng làm gì? Có phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh không? Tính hợp lý như thế nào?

Chi phí ăn uống, tiếp khách, hội nghị

• Trường hợp trên hóa đơn chỉ ghi chung là ăn uống hay tiếp khách, thì có phiếu tính tiền (bill) đính kèm và khớp dữ liệu với hóa đơn không? Người ký tên hoặc người mua hàng trên hóa đơn có phải nhân viên công ty không?
• Có chương trình hội nghị, danh sách khách mời, video hay hình ảnh gì chứng minh không?

Thanh lý TSCĐ

• Có xuất hóa đơn không?
• Giá bán có phù hợp với giá trị còn lại trên sổ sách không? Nếu không, lý do là gì, hồ sơ chứng minh như thế nào?

Số dư trên sổ sách khi giải thể

• Vì sao công nợ còn số dư? Các khoản phải trả còn số dư có ghi nhận vào thu nhập khác chưa?
• Có thanh lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ chưa? Xử lý hàng tồn kho còn dư như thế nào?

Thay đổi giấy phép

• Có thay đổi người góp vốn không? Nếu có, công ty có lưu trữ hồ sơ khai thuế chuyển nhượng vốn không? Đã trích thuế từ đầu tư vốn, chuyển nhượng vốn chưa?

Cá nhân nước ngoài

• Trích thuế thu nhập cá nhân như thế nào, có trích thuế toàn phần không?
• Có giấy phép lao động không? Các khoản công ty chi trả thay như tiền thuê nhà, visa, đi lại… có tính thuế thu nhập cá nhân không?

Cách tốt nhất là ngay khi xử lý nghiệp vụ hàng ngày, bạn cũng tự đặt và tìm giải pháp cho các câu hỏi ở trên. Điều này sẽ giúp kế toán xác định được câu trả lời thỏa đáng, có thời gian chuẩn bị sẵn hồ sơ, chứng từ cần thiết từ lúc phát sinh, dễ dàng khoanh vùng rủi ro về thuế, thay vì phải xử lý mọi thứ dưới tình trạng áp lực về tinh thần và thời gian. Từ đó, giúp giảm tải khối lượng công việc và căng thẳng đáng kể khi nhận được quyết định thanh tra, kiểm tra.