Quyết toán thuế #5: Những điểm cần lưu ý khi quyết toán công ty thương mại

...

Bên cạnh những điểm đáng chú ý đã được đề cập trước đó trong bài viết “Quyết toán thuế #4: Cần chuẩn bị gì để việc quyết toán thuế diễn ra suôn sẻ hơn?”, ProFin tiếp tục chia sẻ với các bạn kế toán những nội dung đáng lưu ý đối với loại hình công ty thương mại. Qua đó, nhằm hỗ trợ những người thực hiện công tác kế toán tại doanh nghiệp thương mại giảm thiểu được rủi ro về thuế.

Đặc trưng doanh nghiệp thương mại

Một số điểm nổi bật của loại hình công ty này mà cơ quan thuế tập trung khi thanh, kiểm tra là:

1. Hàng tồn kho

Hoạt động thương mại gắn chặt với hàng hóa. Đây là một khoản mục quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty. Do đó, tập trung vào việc kiểm tra hàng tồn kho, sự luân chuyển và giá vốn hàng bán tương ứng có thể giúp cơ quan thuế phát hiện ra các sai phạm nghiêm trọng về thuế.

2. Các chương trình hỗ trợ bán hàng

Để tăng doanh số, doanh nghiệp thường triển khai và áp dụng nhiều chính sách bán hàng đa dạng nhằm khuyến khích người tiêu dùng.

Với khách mua sỉ hay đại lý phân phối lại - hình thức bán buôn, người bán thường áp dụng chính sách như: đưa ra khoản thưởng, khoản hỗ trợ đạt doanh số, hỗ trợ khác, chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán.

Với khách mua lẻ - hình thức bán lẻ, các chương trình thường thấy là: đưa hàng dùng thử, hàng tặng kèm, giảm giá, tặng kèm phiếu mua hàng hoặc phiếu sử dụng dịch vụ, chương trình tích điểm.

Các khoản khuyến mại, hỗ trợ có giá trị khá lớn. Sai sót có thể dẫn đến việc công ty bị loại trừ chi phí hợp lý hoặc điều chỉnh lại doanh thu khi tính thuế.

3. Hoa hồng bán hàng

Chi phí lương hay gặp rủi ro về thuế do kế toán không nắm vững quy định cũng như chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng. Các công ty thương mại cũng khá mạnh tay trong việc chi trả tiền hoa hồng, thưởng cho bộ phận bán hàng, nên đây cũng là một khoản cần lưu tâm.

Chi tiết hơn về các sai phạm thường gặp và quy định hiện hành liên quan cho các điểm trên được trình bày tiếp theo đây.

Hàng tồn kho

Tồn kho ảo

Tức là hàng tồn theo sổ sách không khớp đúng với thực tế. Một số dấu hiệu để nhận diện nhanh tình trạng này như sau:

Giá trị hàng tồn kho quá lớn so với doanh thu. Đặc biệt khi giá trị này vẫn liên tục tăng qua nhiều năm, nhưng doanh thu, quy mô của công ty không có sự thay đổi đáng kể.
Số lượng hàng tồn kho lớn, không phù hợp với sức chứa, diện tích của kho hàng tương ứng.
Số liệu khi kiểm kê thực tế không đúng với sổ sách.

Sai phạm về thuế liên quan là:

Hàng hóa đã bán nhưng không xuất hóa đơn đầy đủ, dẫn đến tồn kho lớn.
Mua hóa đơn đầu vào để tăng thuế giá trị gia tăng (“GTGT”) được khấu trừ nhưng thực tế không có hàng hóa.
Mặt hàng mua vào và xuất ra không khớp nhau.

Xác định giá vốn hàng bán chưa phù hợp

Cụ thể:

Chi phí liên quan đến việc mua hàng tồn kho, như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí khác liên quan trực tiếp đến trong quá trình mua hàng, ghi nhận ngay vào chi phí trong kỳ theo ngày hóa đơn, mà không ghi vào giá vốn khi hàng hóa được tiêu thụ.
Giá vốn thấp hơn giá bán nhưng không giải trình được lý do, hồ sơ chứng minh.
Hàng hóa bị hủy nhưng không có hồ sơ, giấy tờ chứng minh hoặc có nhưng không đầy đủ, phù hợp.
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không đúng quy định: sai thời điểm, không hoàn nhập, không có bằng chứng chứng minh giá trị thuần có thể thực hiện được.

Một số quy định đáng lưu ý:

1/ Kế toán nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trên tài khoản 156 được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho”. Giá gốc hàng hóa mua vào, bao gồm: Giá mua, chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng từ nơi mua về kho doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm,...), thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ). Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa về để bán lại nhưng vì lý do nào đó cần phải gia công, sơ chế, tân trang, phân loại chọn lọc để làm tăng thêm giá trị hoặc khả năng bán của hàng hóa thì trị giá hàng mua gồm cả chi phí gia công, sơ chế.

Chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ được tính cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ và hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hóa tuỳ thuộc tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải thực hiện theo nguyên tắc nhất quán.

2/ Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ như sau:

- Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.

Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

- Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

- Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

3/ Đối tượng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa kho bảo thuế, thành phẩm (sau đây gọi tắt là hàng tồn kho) mà giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được và đảm bảo điều kiện: i) Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng hợp lý khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho; ii) Là hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm.

Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau:

Mức trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Lượng hàng tồn kho thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho

Trong đó:

- Giá gốc hàng tồn kho được xác định theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế (nếu có).

- Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho do doanh nghiệp tự xác định là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

Chương trình thúc đẩy doanh số

Các khoản hỗ trợ bán hàng, hỗ trợ đạt doanh số…

Xác định không chính xác khoản hỗ trợ thuộc diện không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT, nên không có hóa đơn liên quan. Từ đó, dẫn đến rủi ro với bên bán - bên chi trả hỗ trợ - là chi phí hỗ trợ có thể bị loại trừ do thiếu hóa đơn, còn rủi ro với bên mua - bên nhận hỗ trợ - là không xuất hóa đơn, kê khai thiếu thuế GTGT đầu ra.

Một số quy định đáng lưu ý:

Tổ chức, cá nhân nhận các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, tiền hỗ trợ, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác thì thuộc trường hợp diện phải kê khai, tính nộp thuế GTGT. Tuy nhiên, trường hợp cơ sở kinh doanh nhận tiền hỗ trợ của tổ chức, cá nhân để thực hiện dịch vụ cho tổ chức, cá nhân như sửa chữa, bảo hành, khuyến mại, quảng cáo thì phải kê khai, nộp thuế GTGT theo quy định.

Chiết khấu thương mại

Ghi giảm doanh thu nhưng không có hồ sơ chứng minh khoản giảm giá đủ điều kiện ghi nhận là chiết khấu thương mại (chính sách, điều kiện hưởng chiết khấu, mức chiết khấu...).
Không điều chỉnh giảm giá vốn hàng bán hoặc giá gốc hàng tồn kho tương ứng với khoản chiết khấu thương mại được nhận.

Ví dụ, tháng 5 mua 1.000 sản phẩm A. Số hàng này đã xuất bán được 600 sản phẩm, còn tồn kho 400 sản phẩm. Tháng 6, công ty nhận được hóa đơn chiết khấu thương mại cho số lượng hàng đã mua trong tháng 5. Thay vì ghi giảm giá vốn tương ứng với khoản chiết khấu được nhận cho 600 mặt hàng đã bán, giảm giá gốc cho 400 sản phẩm tồn kho, công ty ghi giảm giá mua vào cho hàng mua mới trong tháng 6. Đây là điểm sai sót về kế toán, dẫn đến rủi ro về thuế.

Một số quy định đáng lưu ý:

Trường hợp khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được (kể cả các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế về bản chất làm giảm giá trị bên mua phải thanh toán) sau khi mua hàng thì kế toán phải căn cứ vào tình hình biến động của hàng hóa để phân bổ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng dựa trên số hàng còn tồn kho, số đã xuất bán trong kỳ:

Nợ các TK 111, 112, 331,....

Có TK 156 - Hàng hóa (nếu hàng còn tồn kho)

Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (nếu đã tiêu thụ trong kỳ)

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

Hàng cho, biếu, tặng

Không xuất hóa đơn, không kê khai và tính nộp thuế GTGT.

Một số quy định đáng lưu ý:

Giá tính thuế GTGT đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.

Hàng khuyến mại

Không xuất hóa đơn.
Xác định sai giá tính thuế.
Việc khuyến mại không tuân thủ theo quy định của pháp luật về thương mại dẫn đến kê khai thiếu thuế GTGT, ghi nhận thiếu doanh thu.

Các sai phạm về pháp luật thương mại thường thấy là: không thực hiện hoặc thực hiện không đúng thủ tục thông báo, đăng ký về việc khuyến mại với cơ quan chức năng; giá trị khuyến mại vượt hạn mức tối đa quy định - 50% giá trị hàng hóa được khuyến mại (*); tổng thời gian khuyến mại bằng hình thức giảm giá vượt quá thời gian quy định - 120 ngày/năm.

(*): trừ một số trường hợp riêng.

Không ghi nhận vào thu nhập khác giá trị số hàng khuyến mại đã nhận từ người bán và không phải trả lại khi kết thúc chương trình khuyến mại.

Một số quy định đáng lưu ý:

1/ Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0); trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại nhưng không thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại thì phải kê khai, tính nộp thuế như hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho.

Một số hình thức khuyến mại cụ thể được thực hiện như sau:

a) Đối với hình thức khuyến mại đưa hàng mẫu, cung ứng dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử không phải trả tiền, tặng hàng hóa cho khách hàng, cung ứng dịch vụ không thu tiền thì giá tính thuế đối với hàng mẫu, dịch vụ mẫu được xác định bằng 0.

b) Đối với hình thức bán hàng, cung ứng dịch vụ với giá thấp hơn giá bán hàng, dịch vụ trước đó thì giá tính thuế GTGT là giá bán đã giảm áp dụng trong thời gian khuyến mại đã đăng ký hoặc thông báo.

c) Đối với các hình thức khuyến mại bán hàng, cung ứng dịch vụ có kèm theo phiếu mua hàng, phiếu sử dụng dịch vụ thì không phải kê khai, tính thuế GTGT đối với phiếu mua hàng, phiếu sử dụng dịch vụ tặng kèm.

2/ Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại được nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối. Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:

Nợ TK 156- Hàng hoá (giá trị tương đương của sản phẩm cùng loại)

Có TK 711 - Thu nhập khác.

3/ Mức khống chế theo quy định về luật thương mại

- Giá trị vật chất dùng để khuyến mại cho một đơn vị hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại không được vượt quá 50% giá của đơn vị hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại đó trước thời gian khuyến mại, trừ trường hợp khuyến mại bằng các hình thức quy định tại Khoản 8 Điều 92 Luật thương mại, Điều 8, Khoản 2 Điều 9, Điều 12, Điều 13, Điều 14 Nghị định 81/2018/NĐ-CP.

- Tổng giá trị của hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại mà thương nhân thực hiện trong một chương trình khuyến mại không được vượt quá 50% tổng giá trị của hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại, trừ trường hợp khuyến mại bằng hình thức quy định tại Khoản 8 Điều 92 Luật thương mại, Điều 8 và Khoản 2 Điều 9 Nghị định 81/2018/NĐ-CP.

- Mức giảm giá tối đa đối với hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại không được vượt quá 50% giá hàng hóa, dịch vụ đó ngay trước thời gian khuyến mại.

- Tổng thời gian thực hiện khuyến mại bằng hình thức giảm giá đối với một loại nhãn hiệu hàng hóa, dịch vụ không được vượt quá 120 ngày trong một năm, không bao gồm thời gian thực hiện khuyến mại của các chương trình khuyến mại bằng hình thức giảm giá trong khuôn khổ các chương trình khuyến mại tập trung và các chương trình, hoạt động xúc tiến thương mại do Thủ tướng Chính phủ quyết định.

Ghi chú: tham khảo Điều 6, 7 Nghị định 81/2018/NĐ-CP để xem thêm các trường hợp không bị giới hạn về giá trị khuyến mại.

4/ Quy định về thông báo, đăng ký theo pháp luật thương mại

- Thương nhân thực hiện thủ tục hành chính thông báo hoạt động khuyến mại đến tất cả các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại (tại địa bàn thực hiện khuyến mại) trước khi thực hiện chương trình khuyến mại theo hình thức quy định tại Khoản 8 Điều 92 Luật thương mại và các Điều 8, Điều 9, Điều 10, Điều 11, Điều 12, Điều 14 Nghị định 81/2018/NĐ-CP tối thiểu trước 03 ngày làm việc trước khi thực hiện khuyến mại.

Các trường hợp không phải thực hiện thủ tục hành chính thông báo:

a) Thương nhân thực hiện các chương trình khuyến mại ở trên có tổng giá trị giải thưởng, quà tặng dưới 100 triệu đồng;

b) Thương nhân chỉ thực hiện bán hàng và khuyến mại thông qua sàn giao dịch thương mại điện tử, website khuyến mại trực tuyến.

- Thương nhân thực hiện thủ tục hành chính đăng ký hoạt động khuyến mại và phải được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền xác nhận trước khi thực hiện chương trình khuyến mại theo hình thức quy định tại Điều 13 Nghị định 81/2018/NĐ-CP và các hình thức khác theo quy định tại Khoản 9 Điều 92 Luật thương mại.

Ghi chú: tham khảo Điều 17, 18, 19, 20, 21 Nghị định 81/2018/NĐ-CP để xem chi tiết hồ sơ, thủ tục liên quan.

Chương trình khách hàng truyền thống

Không xác định được khác biệt giữa quy định pháp luật kế toán và thuế, dẫn đến có ghi nhận giảm doanh thu theo kế toán với trường hợp thực hiện chương trình khuyến mại, trong đó nghĩa vụ khuyến mại xảy ra vào năm sau (nghĩa vụ tương lai), nhưng không điều chỉnh tăng doanh thu tương ứng khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Không ghi nhận vào doanh thu các khoản phiếu quà tặng, phiếu mua hàng tại doanh nghiệp nhưng người mua không nhận hàng khi hết hạn sử dụng phiếu.

Một số quy định đáng lưu ý:

1/ Quy định kế toán

- Đối với các giao dịch làm phát sinh nghĩa vụ của người bán ở thời điểm hiện tại và trong tương lai, doanh thu phải được phân bổ theo giá trị hợp lý của từng nghĩa vụ và được ghi nhận khi nghĩa vụ đã được thực hiện.

- Trường hợp doanh nghiệp có nghĩa vụ phải cung cấp cho người mua hàng hóa, dịch vụ miễn phí hoặc chiết khấu, giảm giá trong giao dịch dành cho khách hàng truyền thống, kế toán chỉ ghi nhận doanh thu đối với hàng hóa, dịch vụ phải cung cấp miễn phí đó cho đến khi đã thực hiện nghĩa vụ với người mua.

- Doanh thu được ghi nhận là tổng số tiền phải thu hoặc đã thu trừ đi giá trị hợp lý của hàng hóa, dịch vụ phải cung cấp miễn phí hoặc số phải chiết khấu, giảm giá cho người mua. Giá trị của hàng hóa, dịch vụ phải cung cấp miễn phí hoặc số phải chiết khấu, giảm giá cho người mua được ghi nhận là doanh thu chưa thực hiện. Nếu hết thời hạn của chương trình mà người mua không đạt đủ điều kiện theo quy định và không được hưởng hàng hóa dịch vụ miễn phí hoặc chiết khấu giảm giá, khoản doanh thu chưa thực hiện được kết chuyển vào doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ.

2/ Quy định thuế

Thời điểm xác định doanh thu để tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp được xác định như sau: đối với hoạt động bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

Hoa hồng bán hàng

Chi thưởng, hoa hồng không có đủ hồ sơ, chứng từ quy định.
Không có quy định cụ thể, rõ ràng về điều kiện hưởng, mức hưởng khi tính thưởng, hoa hồng, hoặc có nhưng bảng tính thưởng không khớp với quy định trong hồ sơ, quy chế tương ứng.
Không khai, nộp thay thuế GTGT, thu nhập cá nhân cho hộ khoán khi chi trả các khoản thưởng, hỗ trợ đạt doanh số, khuyến mại, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, chi hỗ trợ khác.

Một số quy định đáng lưu ý:

1/ Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

2/ Tổ chức, cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân trong các trường hợp chi trả các khoản thưởng, hỗ trợ đạt doanh số, khuyến mại, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, chi hỗ trợ bằng tiền hoặc không bằng tiền, các khoản bồi thường vi phạm hợp đồng, bồi thường khác cho hộ khoán.

Tham khảo

Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp;
Thông tư 48/2019/TT-BTC hướng dẫn việc trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng tại doanh nghiệp;
Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành luật thuế giá trị gia tăng và nghị định số 209/2013/nđ-cp ngày 18/12/2013 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều luật thuế giá trị gia tăng, và các văn bản sửa đổi, bổ sung cho thông tư 219/2013/TT-BTC;
Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành luật thuế thu nhập doanh nghiệp, và các văn bản sửa đổi, bổ sung cho thông tư 78/2014/TT-BTC;
Thông tư 40/2021/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;
Luật thương mại 2005 số 36/2005/QH11;
Nghị định 81/2018/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại.