Quyết toán thuế TNCN #2: Cần chuẩn bị gì để không phải “chạy đi chạy lại”?

Với những người không quá quen thuộc với thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân (“TNCN”), công việc này có thể trở nên tương đối mệt mỏi và tốn kém thời gian. Chị Lê Mỹ Vân - Chuyên gia thuế TNCN & Trưởng phòng Hỗ trợ doanh nghiệp tại CTCP Tư vấn & Đại lý thuế TPM, đã có những chia sẻ về các bước cần thực hiện, để hỗ trợ các cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế có sự chuẩn bị chu đáo và thực hiện thủ tục thuế này được thuận lợi hơn.

* Ghi chú: Nội dung bài viết áp dụng cho cá nhân người Việt Nam và có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch (01/01 - 31/12).

Việc quyết toán thuế không phải đơn giản bắt đầu từ lúc bạn đến cơ quan thuế, trao đổi với cán bộ thuế và mọi việc sẽ xong xuôi chỉ trong 1-2 ngày. Để tối ưu về thời gian và công sức, toàn bộ quá trình này nên chia thành 06 bước nhỏ.

Bước 1 - Thu thập hồ sơ

Thu thập và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tình trạng phải đi lại, làm việc với cơ quan thuế nhiều lần.

Tùy theo tình huống cụ thể của từng cá nhân mà cần có những loại chứng từ khác nhau. Tựu trung, có thể tổng hợp thành 3 nhóm hồ sơ chính như dưới đây.

(1) Hồ sơ để tính toán tiền thuế:

• Thư xác nhận thu nhập của tất cả các nơi có thu nhập (nếu có);
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại tất cả các nơi có thu nhập (nếu có).

Ghi chú: nếu một công ty có trả lương nhưng không trích lại tiền thuế do tiền lương, tiền công của bạn chưa đến mức bị tính thuế, thì sẽ chỉ có thư xác nhận thu nhập, không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN;

• Chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có);
• Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài (nếu có);
• Chứng từ chứng minh khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc (nếu có);
• Chứng từ chứng minh khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm hưu trí tự nguyện (nếu có);
• Các hóa đơn, chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).

Đa số các hồ sơ này được lấy từ nơi đã chi trả thu nhập cho bạn, vào khoảng từ tháng 1 đến tháng 3 hàng năm. Riêng một số trường hợp đặc biệt như cá nhân tự đóng tiền bảo hiểm, đóng góp từ thiện, nhận thu nhập từ nước ngoài, chứng từ liên quan đến những nội dung này sẽ do bạn tự lưu trữ và tổng hợp.

Toàn bộ hồ sơ trong năm quyết toán cần phải được thu thập đầy đủ.

(2) Hồ sơ người phụ thuộc: chứng từ chứng minh mối quan hệ của người phụ thuộc với cá nhân như giấy khai sinh/ sổ hộ khẩu/ giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng… Các chứng từ này do cá nhân tự chuẩn bị.

(3) Hồ sơ cá nhân:

• Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu;
• Hộ khẩu/ Giấy xác nhận tạm trú (đối với trường hợp quyết toán tại nơi cư trú);
• Hợp đồng lao động nơi hiện tại (nếu thuộc trường hợp quyết toán tại nơi làm việc hiện tại);
• Thông tin về ngày cấp, nơi cấp, số mã số thuế thu nhập cá nhân. Lưu ý, cá nhân bắt buộc phải có mã số thuế thu nhập cá nhân để thực hiện quyết toán thuế.

Sau khi thu thập xong hồ sơ để tính toán tiền thuế và thông tin về người số người, thời gian tính phụ thuộc, bạn có thể chuyển sang bước 2 . Các hồ sơ còn lại có thể tiếp tục được biên soạn, chuẩn bị trước khi thực hiện bước 4.

Bước 2 - Ước tính tổng tiền thuế cả năm

Thực hiện bước này sẽ giúp xác định xem bạn thuộc diện phải nộp thêm hay được hoàn thuế, và số tiền tương ứng là khoảng bao nhiêu. Nếu phải nộp thêm, bạn cần sắp xếp thời gian để nộp hồ sơ trước ngày 30/04. Nếu được hoàn, bạn có thể lựa chọn không quyết toán, hoặc chọn thời gian thực hiện thủ tục theo lịch trình cá nhân.

Nội dung chính cần thực hiện bao gồm:

Xác định tổng thu nhập: theo thông tin từ toàn bộ thư xác nhận thu nhập/ chứng từ chứng minh số tiền các đơn vị đã chi trả trong năm.

Xác định các khoản giảm trừ:

1. Giảm trừ bản thân - 11 triệu đồng/tháng, tương đương 132 triệu đồng/năm;
2. Giảm trừ người phụ thuộc - 4,4 triệu đồng/tháng/người và tính tổng theo số tháng đăng ký nuôi dưỡng người phụ thuộc cho cả năm;
3. Khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học: theo chứng từ chứng minh khoản đóng góp;
4. Khoản đóng bảo hiểm: theo thông tin từ thư xác nhận thu nhập hoặc chứng từ nộp tiền bảo hiểm;
5. Khoản đóng vào quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện: theo chứng từ nộp tiền do quỹ hưu trí tự nguyện, doanh nghiệp bảo hiểm cấp nhưng không quá 12 triệu đồng/năm.

Tính thu nhập tính thuế: phần chênh lệch giữa tổng thu nhập và tổng các khoản giảm trừ.

Tính thuế TNCN: được tính từ thu nhập tính thuế và thuế suất theo Biểu thuế lũy tiến từng phần.

Để có tổng số tiền thuế TNCN cho cả năm, bạn có thể sử dụng tổng thu nhập tính thuế theo năm và áp dụng biểu thuế; hoặc xác định thu nhập tính thuế trung bình/tháng, áp dụng biểu thuế để có số tiền thuế TNCN trung bình/tháng, và sau đó nhân với 12 tháng.

Ví dụ: cá nhân có tổng thu nhập tính thuế năm 2021 là 60 triệu đồng, tương đương 5 triệu đồng/tháng. Thì số thuế TNCN năm 2021 sẽ như sau.

Cách 1: Thuế TNCN năm = 60 triệu đồng x 5% = 3 triệu đồng

Cách 2: Thuế TNCN/tháng = 5 triệu đồng x 5% = 0,25 triệu đồng

⇒ Thuế TNCN năm = 0,25 triệu đồng x 12 tháng = 3 triệu đồng

• Xác định thuế TNCN đã được khấu trừ, đã nộp: theo thông tin từ các chứng từ khấu trừ thuế TNCN, chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm.
• Tính thuế TNCN phải nộp thêm hoặc được hoàn: phần chênh lệch giữa số thuế cả năm với số thuế đã khấu trừ, nộp trong năm.

Lời khuyên từ chuyên gia: bạn có thể tìm kiếm và sử dụng các trang web tự động tính tiền thuế TNCN để hỗ trợ, nếu trường hợp của bạn có bao gồm thông tin đầu vào đơn giản như không có thu nhập từ nước ngoài, bảo hiểm đã được công ty nộp, không có các khoản bảo hiểm tự nguyện, quỹ hưu trí.

Bước 3 - Xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán

Có 4 địa điểm để nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN, tùy thuộc vào điều kiện của mỗi cá nhân, cụ thể như sau:

(1) Tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú

Áp dụng với người thuộc 1 trong 4 trường hợp sau:

• Có thu nhập từ hai nơi trở lên + đã được khấu trừ tiền thuế trong năm + nơi đang làm việc không tính giảm trừ bản thân
• Có thu nhập từ hai nơi trở lên + đã được khấu trừ tiền thuế trong năm + chưa tính giảm trừ bản thân ở bất cứ nơi nào
• Có thu nhập ở một hoặc nhiều nơi + đã được khấu trừ tiền thuế trong năm + không làm việc tại bất cứ nơi nào vào thời điểm quyết toán
• Có thu nhập ở một hoặc nhiều nơi + đã được khấu trừ 10% thuế TNCN + không ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên ở bất cứ công ty nào
• Có thu nhập từ một nơi tại nước ngoài + nơi phát sinh công việc không ở Việt Nam (*)

(2) Tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý đơn vị trả thu nhập

Có 2 trường hợp:

• Nếu cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên + đã được khấu trừ tiền thuế trong năm + nơi đang làm việc có tính giảm trừ bản thân: nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý nơi bạn đang làm việc
• Nếu cá nhân có thu nhập ở một nơi + chưa khấu trừ thuế trong năm: nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý công ty chi trả thu nhập (*)

(3) Tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm

Áp dụng khi cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên, trong đó có một nơi chưa khấu trừ thuế trong năm hoặc có thu nhập từ nước ngoài (*).

Nếu không xác định được nơi nào có thu nhập lớn nhất, có thể lựa chọn (1) Tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú, hoặc (2) Tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý đơn vị trả thu nhập.

(4) Tại cơ quan thuế quản lý nơi phát sinh công việc tại Việt Nam

Áp dụng với cá nhân có thu nhập từ một nơi ở nước ngoài + nơi phát sinh công việc tại Việt Nam (*).

(*): thuộc diện tự khai thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo tháng/ quý trong năm.

Bước 4 - Làm tờ khai quyết toán thuế

Về mẫu biểu, tờ khai thuế cần được lập theo đúng mẫu biểu quy định cho năm tương ứng.

Kể từ năm 2021 (cho đến khi có quy định mới thay thế), bạn cần áp dụng:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC

Ngoài tờ khai thuế, bạn có thể làm thêm tờ khai đăng ký người phụ thuộc nếu trong năm chưa đăng ký hoặc cần thay đổi thông tin người phụ thuộc vào thời điểm quyết toán theo các mẫu biểu:

• Bản đăng ký người phụ thuộc mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC
• Phụ lục bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng mẫu số 07/XN-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC (nếu có)
• Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư số 105/2020/TT-BTC (nếu đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc)

Về thực hiện, tờ khai thuế có thể được lập bằng phần mềm kê khai HTKK hoặc kê khai trực tuyến trên website Nộp thuế cá nhân tại https://canhan.gdt.gov.vn/. Phần mềm HTKK cũng có thể được tải về từ website này.

Lưu ý: để kê khai trực tuyến, bạn cần có tài khoản giao dịch thuế điện tử. Đăng ký tài khoản này bằng một trong ba cách:

• Trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia (Cổng DVCQG) tại website https://dichvucong.gov.vn/;
• Đăng ký trực tuyến trên website https://canhan.gdt.gov.vn/ và đến trực tiếp cơ quan thuế để nộp hồ sơ;
• Đến trực tiếp tại cơ quan thuế để nộp tờ khai mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư số 105/2020/TT-BTC (mẫu biểu áp dụng kể từ năm 2021 cho đến khi có quy định mới thay thế) và hồ sơ liên quan.

Bước 5 - Nộp hồ sơ quyết toán thuế

Gồm các bước sau:

• Đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử (nếu chưa có).
• Nộp hồ sơ quyết toán thuế online cho cơ quan thuế thông qua website https://canhan.gdt.gov.vn/. Hồ sơ cần nộp bao gồm: tờ khai ở bước 4, bản scan hồ sơ ở bước 1.

Bước 6a - Xử lý trong trường hợp phải nộp tiền thuế phát sinh thêm

Điều này xảy ra nếu tổng số tiền thuế cả năm nhiều hơn số thuế TNCN đã được khấu trừ, tạm nộp trong năm.

Nếu rơi vào trường hợp này, bạn cần ra ngân hàng để trực tiếp nộp tiền thuế, tiền chậm nộp phát sinh thêm (nếu có) vào ngân sách nhà nước.

Để nộp tiền, bạn cần điền thông tin vào mẫu Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước với những thông tin chính sau:

• Họ tên, mã số thuế, địa chỉ của người nộp thuế
• Tên kho bạc nhà nước thu tiền
• Tên cơ quan quản lý thu
• Mã chương: 557 nếu nộp hồ sơ quyết toán cho Cục thuế, 757 nếu nộp hồ sơ quyết toán cho Chi cục thuế
• Mã tiểu mục: 1001 cho thuế TNCN, 4917 cho chậm nộp tiền thuế TNCN

Lưu ý: đôi khi hồ sơ của bạn có thể gặp phải một số vấn đề, cần thiết phải cung cấp thêm thông tin, chứng từ. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cơ quan thuế cũng sẽ chủ động liên hệ trước để xử lý. Do đó, sau khoảng 06 ngày làm việc kể từ ngày thông báo về chấp nhận hồ sơ, bạn nên chủ động liên hệ với cơ quan thuế để cập nhật tình trạng hồ sơ.

Bước 6b - Theo dõi trong trường hợp được nhận tiền hoàn thuế

Điều này xảy ra nếu tổng số tiền thuế cả năm ít hơn số thuế TNCN đã được khấu trừ, tạm nộp trong năm.

Trong trường hợp này, bạn cần chú ý theo dõi tài khoản ngân hàng đã đăng ký trên hồ sơ hoàn thuế. Nếu sau 06 ngày làm việc kể từ ngày thông báo về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế nhưng vẫn chưa nhận được tiền, bạn nên chủ động liên hệ với cơ quan thuế để cập nhật tình hình và tiếp tục xử lý.

Qua những nội dung trên, ProFin mong rằng đã đem đến bức tranh rõ nét hơn về cách thực hiện quyết toán thuế TNCN từ tiền lương, tiền công; từ đó giúp các bạn thực hiện thủ tục này một cách thuận lợi, đầy đủ, và đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ của bản thân.