Quyết toán thuế TNCN #3: Các vướng mắc thường gặp

Để hỗ trợ những người thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân (“TNCN”), chị Lê Mỹ Vân - Chuyên gia thuế TNCN & Trưởng phòng Hỗ trợ doanh nghiệp tại CTCP Tư vấn & Đại lý thuế TPM, tiếp tục có những chia sẻ về các vướng mắc thường gặp và giải pháp trong hơn 7 năm thực hiện xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho các cá nhân.

* Ghi chú: Nội dung bài viết áp dụng cho cá nhân người Việt Nam và có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch (01/01 - 31/12).

1 - Không xác định được bản thân có thuộc diện tự đi quyết toán thuế hay không

Bạn cần làm hai việc:

(1) Kiểm tra xem có thuộc trường hợp nào dưới đây không:

• Trong năm có thu nhập tiền lương, tiền công từ nhiều nơi khác nhau;
• Không ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 03 tháng trở lên với đơn vị nào tại thời điểm quyết toán thuế;
• Thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế;
• Trong năm chỉ có thu nhập tiền lương, tiền công từ một nơi nhưng đã được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

(2) Kiểm tra xem có thuộc trường hợp không cần thực hiện quyết toán nào không:

• Có số thuế phải nộp thêm từ 50.000 đồng trở xuống;
• Có số thuế nộp dư nhưng không cần hoàn/ bù trừ tiền thuế;
• Có thu nhập làm thêm từ các đơn vị khác - nằm ngoài tiền lương tại công ty có ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, nhưng tiền công làm thêm bình quân <= 10 triệu đồng/tháng, đã bị khấu trừ thuế 10% và không cần hoàn/ bù trừ thuế cho phần 10% bị trích lại này.

Nếu câu trả lời là “CÓ” cho câu (1), và “KHÔNG” cho câu (2) thì bạn thuộc diện phải tự quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế.

2 - Không xác định được thuộc diện hoàn thuế hay phải nộp thêm

Bạn có thể tổng hợp toàn bộ thu nhập, số thuế được khấu trừ từ thư xác nhận thu nhập và chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Sau đó, thực hiện tính toán để biết phải nộp thêm hay được hoàn thuế. Cách ước tính thuế TNCN đã được hướng dẫn tại Bước 2 - Ước tính tổng tiền thuế cả năm.

Để có thông tin đầy đủ, chính xác nhất, bạn cần đợi các đơn vị chi trả thu nhập nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN trước. Do đó, thời gian đi quyết toán phổ biến của cá nhân sẽ thường rơi vào tháng 3, tháng 4 hàng năm.

3 - Kê khai thiếu nguồn thu nhập

Nguyên nhân là do cá nhân không xác định được chính xác mình có bao nhiêu nguồn thu nhập, dẫn đến kê khai bị thiếu so với dữ liệu cơ quan thuế quản lý.

Để tránh gặp phải tình huống này, bạn nên:

• Ký hợp đồng với các đơn vị để lưu lại, giúp thuận tiện kiểm tra, tra cứu thông tin sau này;
• Định kỳ đề nghị đơn vị chi trả cấp chứng từ khấu trừ thuế và thư xác nhận thu nhập (nếu có).

Lưu ý: bạn chỉ cần liệt kê các nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công. Các khoản thu nhập khác như: cho thuê nhà, thuê xe, bán bất động sản, nhận cổ tức không cần phải quyết toán thuế.

4 - Thiếu hồ sơ: không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN, thư xác nhận thu nhập…

Nguyên nhân có thể do: cá nhân không xác định đầy đủ nguồn thu nhập để yêu cầu đơn vị chi trả cung cấp hồ sơ; cá nhân không nắm hồ sơ cần chuẩn bị cho việc quyết toán thuế TNCN.

Để tránh gặp phải tình huống này, bạn nên:

• Ký hợp đồng với các đơn vị để lưu lại, giúp thuận tiện kiểm tra, tra cứu thông tin sau này;
• Định kỳ đề nghị đơn vị chi trả cấp chứng từ khấu trừ thuế và thư xác nhận thu nhập (nếu có);
• Tìm hiểu hồ sơ cần thiết và chuẩn bị đầy đủ trước khi nộp tờ khai cho cơ quan thuế.

Xem thêm Bước 1 - Thu thập hồ sơ để tham khảo các chứng từ cần chuẩn bị cho quyết toán.

5 - Đơn vị chi trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế

Nếu thu nhập của bạn không đến mức phải khấu trừ thuế TNCN, đơn vị chi trả sẽ không cấp chứng từ khấu trừ thuế. Lúc này bạn chỉ cần lấy thư xác nhận thu nhập là được.

Nếu bạn đã được khấu trừ thuế, nhưng tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động do giải thể, cơ quan chức năng sẽ căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán mà không bắt buộc có chứng từ khấu trừ thuế.

Nếu đã được khấu trừ thuế, tổ chức trả thu nhập vẫn hoạt động bình thường nhưng không cấp chứng từ khấu trừ thuế dù bạn yêu cầu, bạn có thể làm công văn gửi đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức trên để được hướng dẫn giải quyết.

6 - Chứng từ khấu trừ thuế (liên giao cho người nộp thuế) bị mất/ thất lạc

Bạn có thể liên hệ với đơn vị trả thu nhập để xin bản chụp của liên lưu tại công ty, và sử dụng bản chụp này để chứng minh số thuế thu nhập đã khấu trừ, tạm nộp trong năm khi làm thủ tục hoàn thuế, quyết toán thuế.

7 - Thông tin trên hồ sơ, chứng từ có sự sai lệch

Đây là tình huống xảy ra khi số liệu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN không khớp với số liệu mà đơn vị chi trả thu nhập đã kê khai với cơ quan thuế, hoặc thông tin trên chứng từ khấu trừ bị sai lệch với thông tin trên thư xác nhận thu nhập.

Lúc này, bạn cần liên hệ với đơn vị chi trả thu nhập để bộ phận kế toán/ nhân sự xác định nguyên nhân sai sót. Sau khi đơn vị này thực hiện nộp lại tờ khai thuế hoặc cấp lại chứng từ thì bạn có thể tiếp tục thực hiện việc quyết toán thuế.

8 - Sai nơi nộp hồ sơ/ Không biết nộp hồ sơ ở đâu

Bạn cần kiểm tra xem tình trạng cụ thể của mình thuộc trường hợp nào, từ đó xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán tương ứng sẽ là ở đâu.

9 - Có 2 mã số thuế TNCN

Tức là một cá nhân có đến 2 mã số thuế khác nhau, một cho chứng minh nhân dân và một cho căn cước công dân. Nếu rơi vào trường hợp này, bạn cần liên hệ với cơ quan thuế cấp mã số thuế thứ hai để làm thủ tục hủy bỏ bớt một mã số thuế. Đồng thời, thực hiện việc cập nhật thông tin giấy tờ chứng thực cá nhân mới nhất cho mã số thuế đầu tiên.

Để tra cứu thông tin cơ quan thuế và ngày cấp mã số thuế, hãy truy cập vào website https://canhan.gdt.gov.vn/ hoặc http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstcn.jsp, lần lượt nhập số chứng minh nhân dân, căn cước công dân và xem kết quả tương ứng.

10 - Chưa cập nhật thông tin giấy tờ chứng thực cá nhân mới (căn cước công dân, căn cước công dân gắn chíp)

Nhiều trường hợp cá nhân đã cấp đổi giấy tờ tùy thân nhưng không thông báo cho cơ quan thuế, dẫn đến thông tin cơ quan thuế đang quản lý không trùng khớp với hồ sơ cá nhân.

Để cập nhật, bạn làm mẫu 08-MST, in 02 bản và nộp cho cơ quan thuế quản lý mã số thuế cá nhân. Cách tra cứu thông tin cơ quan thuế thực hiện như hướng dẫn ở trên.

11 - Không biết tình trạng đăng ký người phụ thuộc

Số lượng và thời điểm đăng ký giảm trừ người phụ thuộc có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả quyết toán thuế. Tuy nhiên nhiều cá nhân không nắm các thông tin như: Người phụ thuộc đã được đăng ký hay chưa ? Đăng ký từ thời điểm nào ? Đăng ký đã thành công hay chưa?

Để xin thông tin đăng ký người phụ thuộc, bạn có thể: liên hệ kế toán đơn vị trả thu nhập để biết công ty kê khai như thế nào; hoặc, lên gặp trực tiếp cán bộ thuế để được hỗ trợ tra cứu.

12 - Không rõ là sau khi đã xác định nghĩa vụ thuế, thì có được đăng ký thêm người phụ thuộc hay không

Phần lớn người phụ thuộc (con, ba, mẹ, vợ, chồng) cần được đăng ký giảm trừ chậm nhất là ngày 20/04. Một số người phụ thuộc thuộc đối tượng cá nhân khác do cá nhân trực tiếp nuôi dưỡng (anh, chị, em, ông, bà, cháu, cô, chú…) thì phải đăng ký chậm nhất vào ngày 31/12 năm tính thuế.

Tùy thuộc vào cơ quan thuế xử lý hồ sơ, thực tế có thể chia thành hai tình huống sau:

1. Nếu bạn đã nộp tờ khai quyết toán, và đã nộp thêm tiền thuế: không được đăng ký thêm người phụ thuộc sau ngày 30/04;
2. Nếu bạn thuộc diện được hoàn: một số trường hợp có thể đăng ký thêm người phụ thuộc sau ngày 30/04.