Tài chính ứng dụng #3: AOP là gì? Quy trình hoạch định AOP chuẩn

Tài chính ứng dụng #3: AOP là gì? Quy trình hoạch định AOP chuẩn
Nguồn ảnh: Towfiqu barbhuiya / Unsplash

Bạn có biết trong doanh nghiệp có quy trình nào kéo dài suốt… cả năm, mỗi năm đều phải lên kế hoạch mới, cần sự tham gia của mọi phòng ban, trích xuất và xử lý gần như mọi thông tin quan trọng nhất về vận hành của công ty và kết quả tác động đến từng nhân viên trong suốt cả năm không?

Đó chính là quy trình vận hành doanh nghiệp hàng năm – Annual Operation Plan – hay còn gọi tắt là AOP. Về cơ bản, quy trình AOP gồm 4 quy trình nhỏ:

1. Hoạch định AOP

2. Theo dõi và điều chỉnh AOP

3. Tổng kết kết quả AOP theo tháng, quý

4. Đánh giá AOP cuối năm

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quy trình hoạch định AOP.

Hoạch định AOP là lập kế hoạch tài chính năm cho công ty, bao gồm bảng phân tích P/L và thông tin chi tiết các khoản mục trong P/L như: doanh số, giá bán, doanh thu, chiết khấu, chi phí nguyên vật liệu, chi phí đóng gói, chi phí sản xuất, chi phí quảng cáo, chi phí Marketing, lương nhân viên, lợi nhuận… Về nguyên tắc, kế hoạch này sẽ được lập dựa vào tình hình tài chính hiện tại và kỳ vọng trong tương lai của công ty; vai trò của nó là giúp công ty định hình rõ những chỉ tiêu tài chính để hướng tới.

Thông qua AOP, ban quản trị và các phòng ban có thể tìm được câu trả lời cho các câu hỏi sau:

  • Năm sau, công ty sẽ tăng trưởng bao nhiêu % về doanh thu, về lợi nhuận?
  • Những kịch bản nào về thị trường, về nền kinh tế có thể diễn ra trong năm sau, với mỗi kịch bản, công ty sẽ ứng phó ra sao?
  • Chi phí của công ty sẽ tăng hay giảm bao nhiêu %, được chi dùng cho những hoạt động nào?

Đó rõ ràng là những câu hỏi hết sức quan trọng đối với công ty; tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng tiếp cận được quy trình hoạch định AOP chuẩn, thậm chí còn ‘buông lỏng’, không hoạch định AOP bởi nó đòi hỏi sự am hiểu nhất định về tài chính và lại liên quan đến quá nhiều phòng ban, quá nhiều thông tin cần xử lý và kết hợp. Hệ quả là nếu chưa nắm quy trình hoạch định AOP mà cố làm, ban quản trị sẽ chìm ngập trong một khối dữ liệu khổng lồ và rối rắm. Vậy quy trình hoạch định AOP chuẩn gồm những gì? Nó gồm 6 bước như sau:

1. Preparation: chuẩn bị những thông tin cần thiết cho AOP

2. The Parameter – Topdown Approach: ban quản trị xem xét và thống nhất các kịch bản kinh doanh cho năm tới, đề xuất các chỉ tiêu tài chính cho năm tới

3. Bottom up: từng phòng ban dự báo các con số liên quan đến chức năng của mình – như: doanh số, doanh thu, ngân sách cho hoạt động MKT/Trade/Sales, chi phí nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển… và dự trù khả năng đáp ứng các chỉ tiêu do ban quản trị đề ra

4. Data processing: phòng Tài chính tập hợp tất cả các dữ liệu dự báo từ các phòng ban, và tính toán P/L cho từng nhãn hàng, có so sánh với năm hiện tại và chỉ tiêu do ban quản trị đề ra

5. Topdown, Bottom up reconcilication and agreement: mỗi phòng ban thuyết trình trước ban quản trị kế hoạch của phòng ban mình cho năm tới và đối chiếu với chỉ tiêu của ban quản trị, giải thích lý do không thể đạt chỉ tiêu hay vượt xa chỉ tiêu cùng kế hoạch tăng cường nếu có. Ban quản trị và các phòng ban sẽ cùng thảo luận để thống nhất con số chỉ tiêu cuối cùng. Từ các chỉ tiêu này, ban quản trị cùng các phòng ban tiếp tục định ra các KPI cụ thể cho từng phòng ban.

6. Communication of final KPI: ban quản trị truyền đạt KPI cho năm mới theo các mốc thời gian đến từng bộ phận.

Sau đây, chúng ta sẽ trao đổi thêm một chút về chi tiết, kết quả và lợi ích của từng bước trên:

1. Preparation: vào khoảng tháng 8, ban quản trị họp cùng tất cả phòng ban để duyệt xét lại tất cả những thông tin quan trọng như: thời hạn cho các bước trong quy trình AOP, các vấn đề quan trọng từ môi trường kinh doanh bên ngoài (lạm phát, tốc độ tăng trưởng ngành, thị phần…) cho đến nội bộ công ty (chính sách lương bổng, nguồn vốn, kế hoạch ra sản phẩm mới…), cơ hội và rủi ro trong năm sau, định hướng chung cho kế hoạch kinh doanh năm sau, chốt các con số dự báo cuối cùng cho năm nay… Kết quả của bước này là các mốc thời hạn cho việc hoạch định AOP cùng những định hướng cho kế hoạch kinh doanh năm sau. Nhờ thực hiện bước này, ban quản trị cùng các phòng ban kiểm soát được tiến độ hoạch định AOP và có cái nhìn rõ ràng về tình hình kinh doanh trong năm sau.

2. The Parameter – Topdown Approach: ban quản trị họp với sự chủ trì của trưởng phòng tài chính; phòng tài chính sẽ trình bày với ban quản trị ít nhất 3 kịch bản kinh doanh cho năm sau, mỗi kịch bản bao gồm những giả định về tình huống kinh doanh cũng như mức tăng trưởng của công ty – chẳng hạn: ngành hàng tăng trưởng 5%, doanh số công ty tăng 10%... Ban quản trị sẽ lựa chọn kịch bản nào nhiều khả năng xảy ra nhất, hoặc gia giảm, kết hợp các kịch bản với nhau để xác định những chỉ tiêu tài chính quan trọng cho năm sau. Kết quả của bước này là một bản định hướng [Guideline] gồm các chỉ tiêu dự trù cho mỗi phòng ban trong năm sau. Lợi ích của bước này là giúp mỗi phòng ban có một định hướng cụ thể, định hướng đó phản ánh kỳ vọng của ban quản trị về hoạt động của công ty trong năm sau.

3. Bottom up: dựa vào bản định hướng ở bước 2, mỗi phòng ban tiến hành phân tích, dự báo các dữ liệu liên quan đến chức năng của mình. Chẳng hạn: với chỉ tiêu do ban quản trị đề ra là doanh thu năm sau tăng 10%, phòng Sales tiến hành phân tích, dự báo xem cần ngân sách bao nhiêu, thế nào để đạt được 10% đó, hoặc sau khi phân tích tình hình, phòng Sales đánh giá không thể đạt được 10%, mà chỉ tầm 7%...; tương tự, phòng sản xuất dự báo giá nguyên vật liệu năm sau như thế nào, cần ngân sách bao nhiêu, năng lực sản xuất thế nào để đáp ứng mức tăng doanh thu 10%... Kết quả của bước này là các báo cáo phân tích, dự báo số liệu của mỗi phòng ban, giúp mỗi phòng ban chủ động xác định định hướng cũng như giới hạn hoạt động của mình.

4. Data processing: phòng Tài chính thu thập các dữ liệu của mỗi phòng ban ở bước 3 để tính toán P/L cho từng nhãn hàng, từng kênh phân phối, P/L cho cả công ty trong năm sau. Kết quả của bước này là các báo cáo P/L dự trù cho năm sau, giúp ban quản trị và các phòng ban có cơ sở về số liệu để trao đổi và thống nhất các chỉ tiêu và định hướng cuối cùng.

5. Topdown, Bottom up reconcilication and agreement: ban quản trị họp cùng các phòng ban về kế hoạch, dự báo của mỗi phòng ban cho năm sau. Hai vấn đề chính trong cuộc họp này bao gồm: (1) Mỗi phòng ban xác nhận có thể đạt mức chỉ tiêu do ban quản trị đề ra hay không, nếu có thì cần ngân sách bao nhiêu, chi cho các hoạt động gì; (2) Nếu không thể đạt mức chỉ tiêu đó thì nguyên nhân là gì, mức chỉ tiêu điều chỉnh là bao nhiêu. Kết quả bước này là các chỉ tiêu tài chính và định hướng hoạt động được toàn công ty thống nhất, đồng thuận, giúp toàn bộ doanh nghiệp có định hướng chung rõ ràng, chi tiết đến số liệu về mục tiêu và hoạt động cho năm sau.

6. Communication of final KPI: dựa trên các chỉ tiêu đã thống nhất ở bước 5, ban quản trị và các phòng ban xác định các KPI cho mỗi phòng ban, bộ phận và truyền đạt các KPI chính thức của năm sau cho mỗi phòng ban, nhãn hàng, kênh phân phối… theo năm, quý, tháng. Kết quả của bước này là các tuyên bố chính thức về định mức KPI cho năm sau theo các mốc thời gian, giúp mọi phòng ban, bộ phận có mục tiêu cụ thể để hướng đến.

Với 6 bước như trên, quy trình hoạch định AOP chuẩn giúp toàn bộ doanh nghiệp đồng thuận về hướng đi chung cho năm kế tiếp, với cơ sở là các con số, dữ liệu cụ thể nhờ vào:

  • Xử lý lượng dữ liệu khổng lồ một cách trật tự, hệ thống
  • Phản ánh góc nhìn, kỳ vọng của cả ban quản trị và mỗi phòng ban
  • Kết hợp dữ liệu từ nhiều chức năng lại với nhau: Sales, Marketing, sản xuất, vận chuyển…

Khi đã hoạch định tốt AOP, trong quá trình vận hành mỗi phòng ban và ban quản trị có thể dễ dàng xét duyệt lại tình hình và cập nhật mới kế hoạch của mình.

Khóa “Finance for Non-Finance Managers” giúp học viên có năng lực hiểu các loại chi phí của Marketing, Trade Marketing & Sales dưới lăng kính của người quản lý tài chính, nắm vững các công cụ quan trọng giúp tối ưu hoá lợi nhuận sản phẩm, các nhóm sản phẩm và toàn bộ doanh nghiệp, quản lý tài chính để xây dựng ngân sách Marketing, Trade Marketing và mở rộng kênh phân phối, thiết kế được Business Case tài chính trước khi tung sản phẩm mới.



Thông tin khoá học:

CASK chuyên thiết kế giải pháp (chiến lược & thực thi) giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh doanh & huấn luyện cá nhân về chuyên môn Brand – Trade – Sales – Business. Đến với chúng tôi, chủ doanh nghiệp & học viên sẽ có đủ năng lực giải quyết vấn đề trong kinh doanh lẫn chuyên ngành.

Thông tin liên hệ: